エクセル道場

エクセル道場 ～秘密結社成り上がり編～

Excel 2013｜“上位/下位”の条件付き書式でデータを分析

条件付き書式は、書式を変更して強調表示する機能だが、入力したデータの分析にも使える。今回は＂上位/下位ルール＂に注目！

上位／下位ルールで情報を素早く評価

  エクセルは、表計算機能だけでなく、入力したデータを分析する機能も豊富に備えている。条件付き書式の“上位／下位ルール”も、そのひとつだ。一覧表に入力したデータの中から、上位の10項目や10％以内に入る数値をピックアップしたり、平均の数値に対して上または下の数値を抽出したり、さまざまな角度から、データを分析できる。

　分析する対象の評価などに便利なほか、使い方次第では、組織の長所や短所を洗い出すといったことも可能だ。条件付き書式の使い方を紹介する。

 

上位/下位ルール

 

1位から10位のセルの色を変更

↑条件付き書式のルールに“ 上位10項目”を設定して、1位から10位のセルの色を薄い赤に変更。数値が上位のメンバーを一目瞭然に把握できる。
 

上位の10％を条件に書式を変更

↑上位の10％を条件に書式を変更。全体に対する割合でも条件を指定できる。
 

↑平均より上の値のメンバーは、フォントの色だけ変更といった処理も可能だ。

 

２つの条件だけで簡単に使えるルール
上位/下位ルールを使いこなす

●Step01
指定範囲内から上位10項目をピックアップ

↑まずはセルの範囲を指定。指定した範囲の数値の中から、上位10項目の数値を抽出して書式を変更する。

 

↑＂ホーム＂タブの“条件付き書式＂を選び、表示されたメニューの中から“ 上位/下位ルール＂の“上位10項目＂を選ぶ。

 

●Step02
条件を選ぶだけで素早く処理を実行

↑設定ウインドーで“書式＂項目のドロップダウンメニューを開き、条件に一致した場合に実行する処理を選択する。

 

↑条件を決定して“ＯＫ”を選択。条件に一致したセルの書式が変更され、上位10項目の数値がピックアップ。

 

●Step03
ピックアップする項目数の増減も簡単

↑ピックアップする項目の件数は、任意の数に変更ができる。設定ウインドーの左側にある数値を変更するだけと簡単。

 

↑数値を＂ 5 ＂に減らすとピックアップが５項目に。

 

↑もちろん、増やすことも可能。左は15項目にしてみたところ。

 

●Step04
全体に対する割合で項目を洗い出す

↑条件付き書式＂をクリックして＂上位/下位ルール＂を選び、展開されたメニューの中から＂上位10％＂を選択する。

 

 

↑Step02と同様に＂書式＂項目のメニューから実行する処理を選ぶ。ここでは＂濃い黄色の文字、黄色の背景＂をチョイス。

 

↑選択した範囲の“上位10％以内”という条件に一致したセルの書式を変更。

 

↑上位10項目と同様に抽出する割合を変更することも可能だ。

 

↑ピックアップの基準を30％に変更すると、４項目が一致。セルの色などが変化する。

 

●Step05
平均値を割り出してデータを選別する

↑＂条件付き書式＂で＂上位/下位ルール＂のメニューから、今度は＂ 平均より上＂を選択する。

 

↑設定ウインドーで処理の内容を選択する。上位10項目などとは異なり、設定できる項目はこれだけ。

 

↑指定した範囲の平均値を割り出し、それを上回る項目の書式を変更してくれる。