Excel 2013でフィルターを駆使してもっと簡単にデータを見つける

2014年07月21日 08時00分更新

　必要な情報を的確に絞り込んで表示できるのが“フィルター”機能です。キーワードや数値範囲を限定して表示でき、目的とするデータが探しやすくなります。


冷静と情熱のあいだ

■フィルターで必要なデータを抽出する

　前回紹介した“並べ替え”では、一定のルールでデータが並び、目的のデータが探しやすくなりました。とはいえ、データの母数が大きくなると、並び替えだけでは対応が難しくなります。そこで利用したいのが、フィルタリング機能です。

　エクセルでは“オートフィルター”と呼ばれており、入力したデータを任意の条件で絞り込み、表示できるのが特徴です。膨大に入力されたデータからも、マウスで簡単に目的の情報をピックアップできるオートフィルターを使いこなして、素早く目的のデータをチェックしましょう。

■ピッタリ一致か範囲指定かで情報を絞り込む

　フィルタリングには、大きく分けて2つの方法があります。ひとつは、キーワードを指定してピッタリ一致したデータを表示する方法。もう一方は、値の範囲を指定して、該当するデータを表示する方法です。ピックアップしたいデータに合わせて、フィルタリングの条件を使い分けましょう。

Step1　マウス操作だけで必要なデータに絞り込む

↑“データ”タブで“フィルター”ボタンを選ぶ。なお、オートフィルターでは先頭行が自動的に見出しとして利用される。

↑先頭行にドロップダウンアロー（三角形ボタン）が表示される。三角形ボタンをクリックすれば、フィルタリングできる。

↑フィルタリング方法やオプションが表示される。

↑表示されているリストのボックスをチェック。

↑メニューで指定した条件に合致したデータのみに絞り込まれる。フィルタリングされているときは、行番号が青字で表示される。

目的に合わせて自在にフィルタリングする

↑フィルタリング時のキーワードは、ユーザーが任意に入力できる。検索ボックスに文字列を入力すればオーケー。

↑キーワードでフィルタリングしたあとに、並べ替えも併用できる。並べ替えは、入力された値の昇順・降順、背景色で並べ替えられるほか、曜日順などユーザー設定も可能。

Step2　値の範囲を限定して情報をピックアップする

↑値の範囲を指定してのフィルタリングも可能だ。たとえば“生年月日”で、範囲を限定してフィルタリングしてみる。

↑値が年月日の場合、メニューに“日付フィルター”を用意。“明日”や“来週”などから範囲を指定することもできる。

↑“ユーザー設定”を選ぶと詳細な条件を指定できる。左のボックスで日付を指定。右のボックスで検索範囲を決める。

↑フィルタリングの結果。1967年2月28日から1985年9月25日までが表示された。フィルター中の項目はアイコンが“漏斗”になる。

　以上、Excel2013のフィルター機能について見てきました。ぜひ実践に役立ててみてください。『エクセル道場～秘密結社成り上がり編』は週刊アスキー本誌に好評連載中です。そちらもぜひチェックして、みどりさんの大奮闘ぶりをお楽しみください！

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