2014年07月14日08時00分

エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編~

Excel 2013で並べ替えを駆使して一覧表を見やすくする

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 一覧表では、入力してあるデータが膨大になるほど、目的の人物や情報を探し出すのがたいへんになります。並べ替えて、見やすい一覧表にしましょう!

並べ替えで一目瞭然
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リストを並べ替えて目的の人物を探し出す

 住所録を作成したものの、入力したデータが多くなるほど、目的の人物を探し出すのが難しくなっていきます。毎回、検索機能を呼び出してキーワードを入力するのもめんどうなもの。そこで活用したいのが、“並べ替え”です。

 ふりがなや年齢などの項目をキーにして並べ替えるだけで、目的の人物や情報を探し出すのは一気に簡単になります。また、いくつかの項目を組み合わせて並べ替えれば、探している条件に合致する人物などを手早く見つけ出せます。

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A-Zの昇順にボタンひとつで並べ替える

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↑並べ替えを実行したい項目(ここでは年齢)のセルを選択。“テータ”タブの“並べ替えとフィルター”の“AZ↓”ボタンをクリック。

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↑“年齢”列を基準として、リストの並べ替えが実行される。“AZ↓”の場合は並び順が昇順となる。


降順に並べ替えたり、選択範囲だけ並べ替えることも

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↑もちろん、昇順だけでなく、降順でも並べ替えられる。ツールバーにある“ZA↓”ボタンをクリックしよう。

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↑範囲を指定して並べ替えボタンを選び、“現在選択されている範囲を並べ替える”を選択すると、一部だけ並べ替えられる。



並べ替えウインドーを使って細かく条件を指定する

 並べ替えの実行は、前述のツールボタンでもできますが、基準列が1列のみなど、対応できるのは単純な並べ替えだけです。より細かく、条件を指定して並べ替えるには“並べ替え”ボタンを利用しましょう。

 複数の条件を組み合わせて並べ替えができるほか、列方向の並べ替えも実行できます。


Step1 並べ替えウインドーを呼び出すして条件を入力する

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↑“データ”タブを選びリボンUIから“並べ替え”ボタンをクリック。並べ替え条件設定用のウインドーを呼び出す。

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↑ウインドーが表示され、基準列、キーになる項目、並べ替えの条件など、並べ替えを実行する条件が入力できる。


Step2 3 つの条件を入力してリストを並べ替える

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↑まずは、並べ換えの基準となる列を指定。先頭行に入力しているデータが表示されるので、目的の列を選ぶ。

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↑“並べ替えのキー”を決定。選択できるのは“値”、“セルの色”、“フォント”、“セルのアイコン”の4種類となっている。

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↑最後に並び順を決める。昇順、降順のほか、曜日など特定の順序を指定した“ユーザー設定リスト”も選べる。

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↑“ふりがな”列を基準にして並べ替えを実行。並び順を“降順”で指定したため、五十音を逆から並べ替えている。


Step3 複数の条件を組み合わせて並べ替えを実行する

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↑“レベルの追加”を選ぶと、2行目が表示される。

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↑並べ替えの基準を2列に増やすことが可能。

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↑“オプション”ボタンを選ぶと、並べ替えの方向など、検索の条件を細かく指定できる。


Step4 先頭行もおかまいなしに並べ替えを実行する

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↑なお、先頭行も含めて並べ替えるには、“先頭行をデータの見出しとして使用する”のチェックを外せばよい。

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↑基準列の項目が“列A”や“列B”に変わり、並べ替えを実行すると、先頭行もいっしょに並べ替えが実行される。


■ナンバリングをしておけば元の順番に素早く戻せる

 並べ替えは非常に便利な機能なのですが、いったん並べ替えてしまうと、“元に戻す”コマンドで並び順を元に戻せません。これでは、ちょっと試しに並べ替えたい、という場合に不便です。そこで、あらかじめ通し番号など、ナンバリング項目をひとつ用意しておきましょう。それだけで、すぐに元へ戻せます。

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↑ふりがなで並べ替えたあと、元の並びに戻したい場合は……。

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↑社員番号のような通し番号で並べ替えれば、元の並びに戻せる。特に社員番号などがなければ、単純にいちばん左側の列などにナンバリング用の項目を用意し、1、2、3、……と通し番号を振っておいてもいい。並べ替え作業をする前に行なっておくのがポイント。


 以上、Excel2013の並べ替え機能について見てきました。ぜひ実践に役立ててみてください。 『エクセル道場 ~秘密結社成り上がり編』は週刊アスキー本誌に好評連載中です。そちらもぜひチェックして、みどりさんの大奮闘ぶりをお楽しみください!

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