ある条件を設定し、条件を満たすかどうかで表示する値を変えるIF関数。そのIF関数を利用して、データを評価する方法を紹介する。
やっかいな作業を
省いて作業を効率化
営業成績などの帳票を作成し、成果をもとに評価を記入する場合があるとする。手入力だと、いちいち数値を確認しながら評価を入力していくことになるが、手間がかかるうえに、入力ミスの危険性もある。そんなケースで重宝するのが“IF関数”だ。
IF関数では、あらかじめ条件を設定しておき、その条件をクリアできた場合と、できなかった場合で、それぞれ表示結果を指定できる。判定条件や表示結果も自在に設定できるので、使いこなせれば、手間のかかる作業を効率化できるのだ。
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| ↑図の“賞与”の有り無しとその“金額”は、IF関数を使って自動的に表示させている。 |
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| ↑IF関数を利用して、合計の数値により表示する値を変更できる。表示する値は、文字列でもオーケーだ。 |
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| ↑表示する値は、通常は2種類限定だが、IF関数を2つ組み合わせることで、3種類以上の結果に分岐できる。 |
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論理式を利用して
表示する値を変更
関数のメニューは“数式”タブに集約されており、IF関数は“論理”メニューにある。設定ウインドーを呼び出し、条件の成否を判定する“論理式”を入力し、条件を満たしたときと、満たさないときの結果を設定すればいい。各要素を理解して表示する値を設定しよう。
Step.1
IF関数の設定ウインドーを呼び出す
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| ↑例として利用する表。IF関数を使って“作戦成功数”をチェックし、“特別手当”に表示する値を変更する仕組み。 |
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| ↑リボンで“数式”タブを選択して、表示メニューを切り替える。 |
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| ↑“関数ライブラリ”項目の“論理”で、メニューから“IF”を選択。 |
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Step.2
判定する条件を決めて表示する値を設定
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| ↑設定ウインドーが出現。“論理式”に判定するための条件を入力。ここでは“C5セルの値が100以上”の場合に設定。 |
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| ↑“真の場合”には論理式の条件を満たした場合に、“偽の場合”には満たせなかった場合に表示する値を設定する。 |
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Step.3
論理式の判定に従って表示する結果が変化
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| ↑C5セルの値、つまり“作戦成功数”が100以上のため“特別手当”欄には条件を満たした場合の“支給”を表示する。 |
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| ↑オートフィルで関数式を全体にコピー。“作戦成功数”欄の数値が100以下となっているメンバーには“なし！”を表示する。 |
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Step.4
表示する値にセルアドレスを指定すると……
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| ↑表示する値に、数値や文字列ではなく、セルを指定すれば、結果を手軽に変更できて便利。まずは参照するセルを設定。 |
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| ↑設定ウインドーで設定値を入力する際、“真の場合”にセルアドレスを指定。アドレスは“$”を入れ、絶対参照にしておく。 |
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Step.5
関数式を修正せずに表示する値を変更
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| ↑条件を満たしたメンバーの“特別手当”欄には、参照するセルの値“10000円”を表示する。 |
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| ↑参照セルの値を“10000円”から“20000円”に変更すると……。 |
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| ↑“特別手当”欄の値が“20000円”に変わる。関数式を修正せずに値を変更できる。 |
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