仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第90回は、勤務時間外・休暇中のトークに自動返信機能を使って、すれちがいやチャット疲れを防ぐ方法について解説する。
社内はもちろん、外部ユーザーにも送れる自動応答メッセージ
LINE WORKSには「自動応答メッセージ」という機能がある。他社のLINE WORKSユーザーやLINEユーザーなどの外部ユーザーから1対1のトークルームでメッセージが届いた時に、事前に送信時間帯と文章を設定しておけば、自動的に返信される機能だ。例えば、休暇中に連絡が来た場合の不在通知として使える。
実は、2022年1月20日のアップデートで、この「自動応答メッセージ」が社内ユーザー向けにも設定できるようになっている。意外と活躍するシーンが多いので、覚えておきたい。
本来であれば、チャットなのだから好きなタイミングで送って、見る方も時間ができたときにチェックすればいい。しかし、同じ社内でもシフト勤務など勤務時間が異なるメンバーがいる場合、トークを送って返信がないときに、確認を催促すべきか、返事を待たずに作業を進めるべきか迷ってしまうことがある。しかし、そのために「今○○の相談をしてもいいですか？」といったトークをあらかじめ送る、というビジネスチャットらしからぬ手間が発生しては本末転倒だ。
他には、LINE WORKSが社内に浸透しすぎて、上司がばんばんトークを送ってきて、勤務時間外や休暇の時にも目に入ってチャット疲れを引き起こしてしまうケースもある。リアルタイムにコミュニケーションできるビジネスチャットだからこそ、即レスしなければならない、と負担に感じてしまう人もいるのだ。
勤怠のトークルームやカレンダーを見れば、勤務状況がわかるとはいえ、皆が見てくれるとは限らない。そこで活躍するのが、「自動応答メッセージ」だ。勤務時間外に設定しておくとコミュニケーションのすれ違いを回避できるのだ。
自動応答メッセージを設定しておけば、相手をやきもきさせない
設定するならまずは歯車アイコンをクリックして、「環境設定」を開く。メニューから「トーク」を開き、「自動応答メッセージ」の項目から「社内への自動応答メッセージ」をクリックする。外部への自動応答メッセージを設定するなら「外部への自動応答メッセージ」を選べばいい。外部サービスと連携させたり、Botを作成する必要がなく、誰でも簡単に設定できるので手間もかからない。
「環境設定」の「トーク」で「社内への自動応答メッセージ」をクリックする
「社内への自動応答メッセージ」のスイッチをオンにしたら、自動応答の時間を選択する。任意の曜日と時間を設定でき、祝日は自動的に終日応答するスイッチも用意されている。時間帯は複数追加することも可能。
ここでは例として、長期休暇を取っている時に自動返信するメッセージを作成してみよう。すべての曜日を選択し、「終日」スイッチもオンにする。
「メッセージ内容の設定」のフォームに自動送信される文章を入力して「保存」をクリックすれば準備完了だ。長期休暇に入るときに、スイッチをオンにして、終わったらオフにすればいい。
「社内への自動応答メッセージ」のスイッチをオンにして時間帯を設定する
自動応答されるメッセージを入力する
「社内への自動応答メッセージ」がオンになっていると設定された時間帯に1対1のトークが届くと、メッセージが自動返信されるようになる。
1対1のトークが届くと自動応答メッセージが送信される
「自動応答メッセージ」は休暇中の返信以外にもいろいろなシチュエーションで活用できる。例えば、シフト制なら勤務時間外に設定したり、長時間の会議や研修などに入るときに利用したりできる。運転中で画面を見られない場合に、「現在、運転中です。到着したらトークを確認します」などと自動返信しておくのもいい。
何か用事があって連絡してきているのに、休暇の返信だけを送ると角が立ってしまうのでは、と心配なら、自動応答のメッセージの最後に「（これは自動応答メッセージです）」のように書いておくとお互いに気持ちよくやり取りできる。
また、勤務時間外にどうしても連絡しなければならない、ということも考えられる。そんな時には、自動応答メッセージの最後に、緊急連絡先として普段見ているメールアドレスやプライベートの携帯電話番号などを記載すればいい。
角が立たないような一言を添えてもいい
「社内の自動応答メッセージ」はもちろん1パターンしか設定できないが、「外部への自動応答メッセージ」はまた別に設定できる。社内にはフランクな文章で、社外にはかちっとした文章で使い分けできるのも便利に使えるポイントだ。
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