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対面フォローができないご時世、新入社員とのコミュニケーションをLINE WORKSで活性化

2022年04月20日 09時00分更新

 仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」(ワークスモバイルジャパン)の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第78回は、対面フォローができない新入社員とのコミュニケーションをLINE WORKSで活発化する方法について解説する。

グループトークなら新入社員をみんなでフォローする

 新入社員に戦力として業務に取り組めるようになってもらうために、密なフォローは欠かせない。しかし、コロナ禍の現在、対面できずにうまくフォローできないと悩んでいる人事・採用担当は多い。通常の採用業務も加わると、手一杯でフォローしきれない、ということもあるだろう。

 ただでさえ慣れない環境である上にテレワークで放置されると、新人はあっという間に孤立してしまう。下手をすれば離職につながってしまうかもしれない。新入社員とのコミュニケーションは人事に限らず、受け入れ部門にとっても重要な業務の1つだと言える。

 LINE WORKSなら、情報共有をオンラインで完結させることで業務効率を改善し、円滑なコミュニケーションにより手厚いフォローが可能だ。

 LINE WORKSはLINEに似たUIで気軽にやりとりできるのが特徴。個人間のメッセージだと見逃しや返答の待ち時間が発生しやすいが、複数人が参加するグループトークルームなら、新入社員のコメントを見た誰かが返答することで、コミュニケーションのタイムラグを無くすことができる。新入社員としても、複数の先輩が見てくれている、という安心感にもつながる。

 もちろん、1対1のメッセージも可能なので、1on1面談にも使えるし、個人的な相談に乗ることもできる。むしろLINE WORKSの方が、オフィスに出社している時よりも、個人的な話がしやすいケースもあるだろう。

グループトークルームなら新人の質問に気付いた人が積極的に答えられる

企業文化を教えるには先輩が見せることが大事

 ワークスモバイルジャパンでは、ビジネスチャット導入企業に勤務する30代~50代のビジネスパーソンを対象に「新入社員のチャット利用に関する上司の意識調査」というテーマでアンケートを実施した。その結果、新入社員から上司への報告や連絡、相談についてチャットで行なってよいかどうかは人によって異なることが分かった。

 例えば、直行や直帰の報告は73.7%がチャットでOKだが、当日の欠勤報告についてOKと答えたのは49.8%となり、過半数がNGと考えていることが分かった。また、メールでは当たり前になっている「お疲れさまです」「お世話になっております」といった挨拶はチャットでは不要かどうかというアンケートでは、30代の77.3%が必要もしくはあったほうが好ましい、という結果になった。

 せっかくLINE WORKSを使うのだから、業務の効率化に活用したいところだが、企業文化に合わせて運用しているところも多いだろう。その際は、ぜひ運用ルールを明文化してマニュアルを共有してほしい。新入社員が企業文化の違いに戸惑い、LINE WORKSの活用に支障をきたすなら本末転倒だ。

 そして、上長や先輩社員はぜひ、新入社員に積極的に話しかけてあげてほしい。挨拶を省いてフランクに話しかけたり相談を持ちかけたりするなど、トークルームで気軽にコミュニケーションできるということを先に見せることで、「これはありなんだ」と新入社員がまねできるようになるからだ。

新入社員のチャット内容でOKなもの、NGなものアンケート結果(2020年実施)

 個人向けLINEとは異なるが、スタンプも利用できる。LINE WORKSのスタンプはビジネスの場でも使い勝手の良い絵柄が揃っており、お願いごとをしたり、感謝を伝えたいときに送ると気持ちが伝わりやすい。若い世代にとってもコミュニケーションのハードルが低くなるので、活用しよう。

スタンプを利用すれば気軽な雰囲気のコミュニケーションが行なえる

ビデオ通話ならテキストで伝わらないことも素早く伝わる

 議論や会議の内容によってはテキストベースのやりとりではらちが明かずに直接話したくなることもあるだろう。そんな時は、すぐに「ビデオ通話」機能で直接話してしまおう。やはり、顔を見て話すときの情報量は多く、スムーズなコミュニケーションが可能になる。センシティブな議論は気を遣いながら長文でやりとりするより、話してしまった方が楽だ。

 また、そこまで議論が煮詰まっていなくても、時々はビデオ通話で新入社員と顔を見合わせながら会話をすることも重要だろう。本来、オフィスであればあちらこちらで発生していた雑談がテレワークで激減し、業務効率が上がるどころかメンタル面や情報共有面における課題が浮かび上がってきている組織も多いと言われている。ビジネスチャットのテキストベースだと雑談はしにくいので、ぜひビデオ通話機能を活用してほしい。

 LINE WORKSでビデオ通話を始める際は、PC版アプリもしくはスマホアプリのトーク画面から「+」をクリックしてミーティングリンクを作成する。そのURLを共有すれば、ビデオ通話が可能だ。すぐに通話を始めることもできるし、予定を作成することもできる。

 さらに、ここで「外部とのミーティングリンクを作成」をクリックすると、LINE WORKSアカウントを持っていない相手を招待してビデオ通話することもできる。入社前、もしくは入社したてでLINE WORKSアカウントがない新入社員とのコミュニケーションにも役立つ。

 フリープランの場合は、60分まで最大4人でビデオ通話できる。有償プランなら最大200人まで参加できて、しかも時間無制限だ。

トークルームから手軽にビデオ通話を開始できる

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