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チーム、グループ、複数人? LINE WORKSの3種類のトークルームの違いをマスターしよう

2022年05月31日 11時00分更新

 仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」(ワークスモバイルジャパン)の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第81回は、3種類のトークルームの違いをマスターして使いこなす方法について解説する。

 LINE WORKSでは目的に応じて、さまざまな集まりのトークルームを作成してコミュニケーションできる。トークルームは「チームトークルーム」、「グループトークルーム」「複数人トークルーム」の3種類あるが、社内の集まりであれば、どのトークルームを利用してもやりとりできるので、あまりその違いを気にしていないかもしれない。しかし、挙動や特徴はそれぞれ異なるので、用途に応じて使い分けると便利だ。また、外部ユーザーをトークルームに招待する時の方法も覚えておこう。

 トークルームには「チームトークルーム」、「グループトークルーム」、「複数人トークルーム」の3種類がある。

「チームトークルーム」は組織で運用するトークルーム

 「チームトークルーム」は、組織長が作成できる。トークルーム名は組織名となり、変更はできない。例えば、本社や支社といった組織ごとにコミュニケーションする際に利用できる。

 LINE WORKSの組織図と連動しており、メンバーが入退社したり、異動したりした場合も、ユーザー設定は不要。自動的に入室・退室が行なわれる。他のチームや組織のメンバーを招待することもできないので、管理が(?)ごちゃごちゃになる心配もない。その代わり、任意での退室もできないので注意が必要だ。

トークルームの作成画面で、組織を選択し、右上の青い吹き出しをクリックする

「本社」のトークルームが作成できた

本社の八塚さんを「本社」から「大阪支社」に異動すると、即座にチームトークルームのメンバーから自動で外される

「グループトークルーム」は組織を横断できるトークルーム

 「グループトークルーム」は、管理者とグループの作成権限を付与されたメンバーが作成できる。メンバーの招待と退室処理、トークルーム名の変更は管理者とグループマスターだけが行える。メンバーは自分で退室することはできない。なお、退室したメンバーが送信したメッセージや画像はそのまま残る。

 グループトークルームを使えば、組織を横断するプロジェクトメンバーや社内のサークルや部活に参加するメンバーを集めてコミュニケーションできる。自分が参加しているグループはアドレス帳から確認できる。

 また、チームトークルームとグループトークルームでは、それぞれのトークルームの中で、ノートや予定、タスク、フォルダ機能も利用可能。アドバンストプラン以上ならメーリングリスト機能も利用できる。

 グループトークルームを利用するにはまずグループを作成しよう。方法は3つある。1つ目が、「トールルーム作成」メニューから「グループ」をクリックし、「グループの追加」画面でグループ名やグループマスター、メンバーの設定を行い、「追加」をクリックする方法だ。

「トークルーム作成」メニューから「グループ」をクリックする

各種設定を行ない、グループトークルームを作成する

 複数人トークルームをグループに切り替えることもできる。3人以上の複数人トークルームで、「…」アイコンをクリックして「グループ作成」を選択し、利用する機能の選択やメンバーの追加などを行い、「追加」をクリックすればグループ化できる。

複数人トークルームの「…」から「グループ作成」をクリック

利用するメンバーと機能を設定して「追加」をクリックする

 管理者が管理者画面からグループを作成することも可能だ。管理者画面の「[メンバー」から「グループ」を開き、右上の「グループの追加」をクリックすると、グループの追加画面が開く。

管理者画面からグループを作成することもできる

 外部ユーザーを含めたグループトークルームを作成し、他社のユーザーと協業することもできる。グループの作成者はグループのマスターとして、グループやメンバーの管理が行なえる。

 外部ユーザーとのグループを作るには、アドレス帳の「グループ」の右上にある「グループ追加」をクリックして「外部とのグループ追加」を選択するか、管理者画面の「グループ」の右上にある「グループの追加」をクリックして「外部ユーザーとのグループ」を選択する。もちろん複数人トークルームから切り替えることも可能だ。

 外部ユーザーとのグループはトークから作成することもできる。「トークルームを作成」をクリックして、メンバー選択画面の「グループ」タブを開き、「外部ユーザーとのグループ作成」をクリックすればいい。

 外部ユーザーとのグループを作成するためには、グループメンバー全員が「外部のLINE WORKS連携」の利用メンバーでなければいけない。グループ化できない場合は設定を確認しよう。

トークルームの作成画面で「グループ」タブを開き、「外部ユーザーとのグループ作成」をクリック

アドレス帳から外部ユーザーや内部ユーザーを追加する

「複数人トークルーム」は自由度が高く、誰でも利用できるトークルーム

 所属組織などの垣根なく、誰でも利用できるのが「複数人トークルーム」だ。全員がメンバー招待と退室に加え、トークルーム名の変更を自由に行なえる。最も気軽にコミュニケーションできる、気軽な雑談に適したトークルームと言える。もちろん、外部LINE WORKSユーザーやLINE WORKSユーザーも招待できる。ただし、ノートや予定、タスク、フォルダ機能は利用できない。

「トークルーム作成」からメンバーを追加する

トークルームでコミュニケーションできるが、ノートなどの機能は利用できない

 注意が必要なのはLINEユーザーとトークする場合だ。1:1または複数人トークルームであればコミュニケーションできるが、グループに入れることはできない。

 また、複数人トークルームの場合でも、LINEユーザーと外部LINE WORKSユーザーは同時に招待できないので注意が必要だ。

LINEユーザーと外部LINE WORKSユーザーは同じトークルームには招待できない

 以上が、トークルームについての徹底解説となる。内部グループを作成できない、組織を作成できない、ユーザー情報の編集ができない、といった時は「LINE WORKS Developer Console」の「組織連携」を開き、「組織連携の使用設定」を確認しよう。ここがオンになっていると、上記の操作ができないことがある。

紹介した操作ができない場合は、組織連携の設定が原因かも

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