仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第41回は、LINE WORKSの基本的な特徴について解説する。
最近テレビCMでも見かけるようになり注目が集まっているLINE WORKS。だがLINEと何が違うのか？なんのために使うのか？実はよくわからないという読者も多いのではないだろうか。
まず、そもそもLINE WORKSはビジネスチームのためのコミュニケーションツールだ。料金はフリープランと、ユーザー数に応じて月額または年額で支払う3種類の有償プランがある。2016年のサービス開始以来、企業や医療機関、自治体まで様々な組織で活用されており、フリープランは1社（1団体）100ユーザーまで。今回はLINE WORKSの6つの特徴をまとめて紹介する。
LINEと似たインターフェイスだからすぐに使える
LINE WORKSはLINEとは別のアプリだが、LINEのユーザーインターフェイスを踏襲している。使い方も似ているので、誰でもすぐに使い始められるのが特徴だ。「LINEの手軽さとスピード感で仕事ができたら便利だけど、プライベートのアカウントは仕事で使いたくない」「自分はビジネスチャットを導入したいが、全員に浸透するとは思えない」といった場合にピッタリなのだ。
ビジネス向けのサービスは操作が難しく、最初に学習コストが必要なことも多いのだが、LINE WORKSならその手間が省ける。実際に導入企業の声を見ると、たいてい「色々なツールを検討して試したが、浸透しなかった」という経緯をたどっており、新人もすぐに使えてコミュニケーションの輪に入れるというのが大きなメリットになっている。
トークの使用感はLINEそのもの
LINEのトーク機能との主な違いは、既読数だけでなく「誰が読んだか」までわかる点だ。とりあえず〇〇さんが見てくれているな、とわかるのは、使ってみるとかなり便利なのでぜひ体験してほしい。また、LINE WORKSは業務に応じて自由にトークルームを作成できる。部署のグループはもちろん、同じメンバーであっても、プロジェクトやタスクごとにトークルームを分けたり、雑談は専用ルームに分けたり、ということもできるのだ。
トークルームを工夫して業務効率を上げよう
組織のアドレス帳を揃え、メンバー検索が可能
LINE WORKSは社内アドレス帳を作成でき、組織階層型にすることも可能。各部署や拠点ごとのメンバーを一覧表示できる。利用人数が増えると、同じ社内でもどんな人がいるのか把握するのが難しくなったり、自分が連絡帳登録していない人には連絡できない、といったことが起こりがちだが、どこにいてもLINE WORKS上で社員検索してトークや予定を組める。
顔写真をアイコンに設定すれば、離れた部署の相手の顔もわかる。次の会議で初めて会う部長の顔をチェックしておく、なんて使い方も可能だ。
階層型のアドレス帳で、名前や部署名から社員検索できる。LINEとは別アプリのため、プライベートで利用しているLINEの連絡先とは同期しない
情報共有が1つで完結。カレンダー・フォルダ共有・掲示板などもフリープランから使える
LINE WORKSはトークや無料通話ができるだけではない。仕事用として開発されているため、グループトークのサブメニューとして、カレンダーやファイルを保存するフォルダ共有がついている。
各自の予定を管理できるスケジュール共有の機能もあり、自分だけでなく、チームメンバーの予定も把握できる。「このあとの予定」がいつでもスマホから確認できるし、外出や来客、会議の予定共有も可能。テレワークで顔を合わせる頻度が減っても、同僚が何をしているのかがわかるようになる。会議室やプロジェクターといった共有設備を登録をすれば、備品の予約管理も行なえる。
また、ある程度人数が多い会社に便利なのが掲示板（ホーム）機能だ。「掲示板」の定義はツールにより様々だが、LINE WORKSの場合、労務や広報など、いわゆる一斉周知の「お知らせ」的な使い方が想定されている。リアルタイム性の強いトークとは異なる情報共有の場として、マニュアル類などストック型の情報を共有するのにも役立つだろう。
特に中小企業やスモールビジネスチームにおいては、ツールは少ないほどいい。フリープランでもこれらが一通り使えてしまうので、紙の多い旧態依然としたやり方に悩んでいるなら今すぐ始めよう。
グループトークのサブメニューには、ノート・予定・フォルダがある
社外のLINE WORKSユーザー・LINEユーザーともやりとりできる
社内での活用に慣れたら、外部のLINE WORKSユーザーや個人のLINEユーザーともつながろう。
例えば、プロジェクトの協力会社の担当者にLINE WORKSのアカウントを作ってもらえば、取引先ともトークグループを作れる。受発注や日程調整などのやりとりに活用すれば、メールよりも圧倒的に素早くやりとりできるだろう。既読がわかるので、「メールをご確認くださいと電話する」といった無駄手間もなくなり、情報伝達や意思決定がスムーズに進む。
そして、LINE WORKSはビジネスチャットサービスで唯一、LINEユーザーと繋がることができるのだ。社内利用に慣れてきたら、顧客やアルバイト、生徒、内定者などのLINEとつながり、接客や営業活動、個別フォローなどに活用してみてはいかがだろうか。
右下のメニューから顧客・取引先を連絡先に登録できる
外部のLINE WORKSや個人のLINEと繋がることができる
クラウドサービスのため、デバイスが変わってもアクセスできる
LINE WORKSはクラウドサービスだ。スマホアプリだけでなくPC、タブレットでも利用でき、自分のアカウント情報でログインすれば端末が変わっても同じ情報にアクセスできる。オフィスではパソコン、出先ではスマホというような使い分けもOKだ。機種変更時もデータの引継ぎ作業が不要。インターネットに繋がれば、出張先でも仕事で使う情報にアクセスできる。
データはクラウド上にあるので、新しいPCやスマホに変わってもすぐ使える。
組織単位で登録するので管理者がいて、企業向けの高度なセキュリティ設定も可能
ここまで述べたとおり、LINE WORKSは組織やチーム単位で導入するもの。最初にアカウント開設した人が、LINE WORKS上の「管理者」となり、メンバー管理や各種設定を行なう「管理者画面」にアクセスできる。スモールチームで使うなら、ここまで知っておけば、十分だ。さっそくLINE WORKSを使い倒してみよう。
LINEのような手軽さが特徴である一方、ビジネス向けサービスのLINE WORKSは銀行や保険会社にも選ばれる高度なセキュリティ機能を搭載しており、機能制限やログ管理など法人ニーズに対応した運用も可能。もしも監査や高度なセキュリティ対策を重視した運用を検討するなら、少人数であっても迷わず有償プランを視野に入れて導入相談することをおすすめする。
LINE WORKSはビジネスユースにも安心なセキュリティ機能を備えている
以上が、ビジネス版LINE「LINE WORKS」6つの特徴となる。ほかのビジネスチャットに対する強みは、なんといっても誰でも簡単にスマホで使えるハードルの低さだろう。外出や立ち仕事をするメンバーが多い会社や、勤務時間や働く場所がまちまちで電話や紙のやりとりに課題を抱えている会社は、乗り遅れないうちに導入しよう。
LINE WORKSは、APIによる他サービスとの連携など発展的な使い方もできるのだが、今回は初心者向けの基本の特徴を紹介した。なお、今なら『これだけは知っておきたい LINE WORKSのはじめ方』というガイド冊子が郵送でもらえる。ビジネスツールの導入に不慣れなユーザーは間違いなく手に入れておきたい。先着キャンペーンなので、なくなる前に早めにLINE WORKSのウェブサイトから申し込もう。
LINE WORKSを始める際に役に立つハンドブックを無料で配布している
次回はLINE WORKSをフリープランではじめる方法について掘り下げてみたいと思う。
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