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2021年12月末まで!

見逃すな!LINE WORKSが導入時の社内プレゼンに便利な説明キットを配布中!

2021年12月13日 09時00分更新

 仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」(ワークスモバイルジャパン)の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第72回は、社内プレゼンに便利な「社内説明のためのスターターキット」について解説する。

 LINE WORKSを導入することになったら、次は社内に説明することになる。LINE WORKSについて、利用方法について、そして利用ルールについて。中小企業・小規模事業者ではひとり情シスの時もあるし、専任がおらず誰かがIT担当を兼任していることもある。忙しい中、プレゼン資料や社内配付資料などを作成するのは難しいだろう。

 とは言え、社内に十分な説明がないままLINE WORKSを導入すると、利活用が進まなかったり、おのおのが勝手に使ってトラブルになってしまう可能性もある。そこで、LINE WORKSでは、2021年9月より「社内説明のためのスターターキット」を期間限定で配布している。

 キャンペーンのウェブページから名前や組織名、従業員数などを入力すると、メールでファイルが届く。ファイルは ①社内向け導入説明会を実施できる「社内説明用パワーポイント」と、 ②社内説明会を実施しない場合でも社員へ配布できる「社内配布用PDF」を作成するためのパワーポイントファイル、 ③利用ルールをLINE WORKSの掲示板などにそのままコピペできる社内告知用文面のワードファイルの3つ。

キャンペーンサイトからメールアドレスや氏名などを入力して申し込む

メールが届くので「LINE WORKSスターターキット3点」をクリックしてダウンロードする

 「社内説明用パワーポイント」を開くと、社内に導入説明をするためのテンプレートになっており、口頭で説明するためのモデルトークも書かれている。

 編集できる状態のパワーポイントなので、LINE WORKSに関する問い合わせ先や運用ガイドなどは自社に合わせて書き替えられる。自社仕様になり、社員には手間暇かけて作ったように見えるのがポイント。

 プレゼン部分は12ページで、LINE WORKSを導入することになったこと、何ができるのか、どういう仕組みなのかを解説し、簡単な説明とFAQが含まれている。

「社内説明用パワーポイント」を開いたところ。このパワーポイントに関する説明が書かれている

社名やプレゼン日など、自社に合わせて書き替えることも可能

 ツールの導入時は、管理部門や情報システム部が強制的に新しいツールを押し付けてきている、と思われないようにするのがポイントだ。この説明用テンプレートの構成も、ユーザーがどんな風に便利になるのか、どうして入れるのか、をわかりやすく紹介している。

 何よりありがたいのがパワポの「ノート」。パワーポイントにはスライドの下に、話者だけが見るテキストを付けられる。そこに、スライドの解説とトークのサンプルが入っているのだ。

 スライドによっては、資料内容の書き換え例(他の説明パターン)まで用意されており、自社の状況に合わせて柔軟にカスタマイズできる。トークの内容も自分で作っていてはすごい時間がかかってしまうが、モデルトークがあればそれをいじるだけで済むので時短になる。

 「LINEとは何が違うのか?」というスライドのノートには、本連載「第36回 「LINEでいいじゃん」という上司にLINE WORKSとの違いを徹底的に説明してみる」へのリンクまで記載されており、導入したIT担当にも役立つこと請け合いだ。

パワポのノート部分にスライドの解説とモデルトークが用意されている

 キット内2つ目の「社内配布用PDF」を作成するためのパワーポイントもほぼ同じ内容。こちらは、社内説明会を開けない場合、もしくは参加しなかった人たちに向けたPDFを作成するためのファイルだ。自社に合わせて、内容や問い合わせ先を変更し、PDFに出力すればいい。

 LINE WORKSの画面紹介のところでは、「トーク」や「カレンダー」「掲示板」などの機能が紹介されている。しかし、会社によっては使う機能と使わない機能が異なることもあるだろう。そんな時のために、右側に「Drive」や「bot」「ビデオ通話」といったアイコンを用意しているのがありがたい。

社内配布用のPDFを作成するパワーポイントファイル

 LINE WORKSの基本的な使い方や運用ルールはLINE WORKSの「掲示板」に書いておくと、誰でもいつでも見返せるようになる。キット内の3つ目として、その際、IT担当が注意しておきたいポイントとコピペ用の文例集をまとめたワードファイルももらえる。

掲示板に投稿する際の文例集

 どれもLINE WORKSを使うにあたって、基本かつ重要なことばかり。LINE WORKSは使い始めてしまえば簡単なツールだが、最初に導入目的やLINEとの違いを言語化して読みやすい資料を作るのはとても手間がかかる。中小企業・小規模事業者の担当者にとっては、そんな作業が不要になるスターターキットはとても助かるはず。

 このキャンペーンの期間は2021年12月31日(金)まで。無料でもらえるのでLINE WORKSを導入した、もしくは導入する予定のある企業の担当者はもらっておくことをオススメする。

スターターキット申し込みはこちらから!

LINE WORKS運用者向け 社内説明のためのスターターキットお届けキャンペーン

 次回はLINE WORKSのトークグループでタスクを共有する方法について掘り下げてみたいと思う。

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