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LINE WORKSで外回り中に販売管理データにアクセスできれば業務効率が大幅UP!

2021年03月22日 10時00分更新

 仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」(ワークスモバイルジャパン)の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第55回は、営業担当者が社内の販売管理データに社外からアクセスする方法について紹介する。

外回り中に販売管理データが使えれば効率よく時短できる

 中小企業は業務を効率化し、生産性を向上させることが目下の課題となっている。売上げを増やすことを求められつつ、業務担当者は少数精鋭で業務を遂行する必要がある。社会課題や人件費の面でも、勤務時間の短縮は必須だ。コロナ禍において、テレワークも導入していかなければならない。

 こんな状況でも、営業シーンでは大きな無駄が発生していることがある。これまで営業担当者は販売管理システムをあまり活用してこなかったため、販売情報を確認する場合は事務担当に問い合わせ、受注処理は帰社してから業務担当者に依頼していた。

 業務担当者は自分の仕事も抱えている中で対応するので、レスポンスまでの待ち時間が発生してしまう。当然、自分の通常業務は後回しにせざるを得ない。優先的な問い合わせを対応してから、業務に戻ると当然のように残業に突入してしまう。

 コロナ禍で急激にテレワークが進むなか、会社でしか販売管理システムが使えないとなれば出社するしかない。今、無駄な出社にはとても厳しい目が向けられているので、働き方改革への対応も喫緊の課題だ。

 もし、LINE WORKSと「商蔵奉行クラウド」を利用しているなら、これらの課題はすべて解決する。NDIソリューションズが提供している「AI業務アシスタント」を組み合わせることで、LINE WORKSから販売管理システムにアクセスできるようになるのだ。

 ちなみに「商蔵奉行クラウド」は受発注や売上げ仕入れ、請求支払いなどの業務をクラウド化できる仕入・在庫管理システムで、オービックビジネスコンサルタントが開発・販売している。

NDIソリューションズが開発した「AI業務アシスタント CB4-商蔵奉行クラウド」

 奉行シリーズは「奉行APIコネクトサービス」を用意し、様々なサービスと連携できるようになっている。その中の1つが「AI業務アシスタント CB4-商蔵奉行クラウド」。スマホからでも簡単に「商蔵奉行クラウド」に入っている販売管理データを活用できるのが特徴だ。LINE WORKSのトークルームに「AI業務アシスタント CB4-商蔵奉行クラウド」をBotとして招待しておけば、会話するように情報を引き出せるようになる。

ある営業担当者の1日。LINE WORKSと商蔵奉行クラウドで業務はこう変わる

 今回は、営業担当者の1日をシミュレーションして、LINE WORKSで「商蔵奉行クラウド」を活用するシーンを紹介してみよう。

新たにトークルームを作成

登録したAI業務アシスタントBotを招待する

「利用開始」をタップする

 これで準備完了!

外出 - 電車の中など移動中に取引先の住所を確認してみる

 まずは訪問する前に得意先の住所を確認する。メニューから「顧客情報」をタップするとメニューが返信されてくるので「得意先」もしくは「仕入先」をタップする。

 続けて、得意先の企業名がわかっているなら入力し、リストから選びたいなら「得意先一覧」をタップ。リストから選択する。絞り込み検索をすることも可能だ。

 すると、入力もしくは選択した企業の名称と住所、電話番号などが表示される。「マップ」をタップすれば、地図を表示することもできる。

「顧客情報」をタップする

「得意先一覧」をタップする

リストから選ぶから、コードももしくは企業名で検索する

目当ての企業が見つかったらコードをタップ。ポップアップが出たら画面を閉じる

「商蔵奉行クラウド」内の顧客情報がLINE WORKSで確認できた

取引先に到着 - 商談前の売上・債権情報を確認

 「延滞債権」をタップすれば、同じように企業を選択することで、未回収の売掛金の有無を確認できる。「受注伝票」をタップすれば、得意先の受注伝票一覧を確認できる。さらに、その中の伝票番号から受注伝票の明細を表示し、何がどのくらい売れたのかを確認することも可能だ。

 営業担当者が出先へ移動する直前にこれらの情報を見ておくことは色々と役に立つ。しかも、誰の手も借りることなく、自分でチェックできるのがいい。

「延滞債権」で未回収の売掛金をチェック

「受注伝票」で受注状況を一覧表示できる

伝票番号を入力して明細を確認することもできる

取引先と商談中 - 価格・在庫確認

 営業がうまく進み、価格や納期を聞かれたときは、LINE WORKSで「商品情報」を確認すればいい。価格や出荷予定日などをチェックし、即答できる。もし受注するようであれば、在庫を確認しておかなければならないが、これもLINE WORKSからでOK。口頭でもサクッと受注することができる。

 営業先から帰る途中で、受注登録まで済ませてしまえば帰社する必要もなくなってしまう。

「商品情報」で商品コードや正確な商品名、価格、原価、出荷予定日などを確認できる

在庫の有無を確認

商談終了 - 取引先の注文書受取⇒その場で受注入力

「受注登録したい」と入力し、企業名と商品、数量を設定して受注伝票を登録できる

 営業担当者は一度も「商蔵奉行クラウド」にログインすることなく、日常の業務で使っているLINE WORKS上で販売管理データにアクセスできた。使い方は簡単なので、すぐに活用してもらえることだろう。

 営業のアポとアポの隙間時間や移動時間にLINE WORKSを操作することで、本来であれば、業務担当者が対応していた時間や営業担当者が帰社してからPCに向かっていた時間を削減できるようになる。大きなコストダウンにもなるだろう。場所を選ばないので、当然リモートワークにも対応する。

LINE WORKSと商蔵奉行クラウドの連携で、効率的に業務が行なえ、時短もできる

 「商蔵奉行クラウド」を使っているなら、LINE WORKSとの連携を検討してみよう。「AI業務アシスタント CB4-商蔵奉行クラウド」は2021年3月末までサービス年間利用料の期間限定割引キャンペーンを行なっているので要チェックだ。

 次回はkintoneからLINE WORKSへ通知を飛ばす設定方法について掘り下げてみたいと思う。

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