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緊急事態宣言再発令! LINE WORKSでスムーズにテレワーク実現

2021年01月18日 10時30分更新

 仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」(ワークスモバイルジャパン)の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第49回は、LINE WORKSを利用したテレワーク実現方法について解説する。

 2020年1月7日、緊急事態宣言が発令され、1都3県に対し31日間、いくつかの要請が出された。その1つが「テレワーク」だ。国は、出勤者数の7割削減を目指し、テレワークを推奨している。

 とは言え、前回の緊急事態宣言でテレワークの重要性は理解したものの、まだ準備ができていない、という会社も多いことだろう。年が明けていきなり再発令が来たか、と頭を抱えている経営者も多いのではないだろうか。とりあえず、期間は31日間だが、延長の可能性もないわけではない。テレワークを入れなくちゃ、と考えていた中小企業は、すぐにでも着手することをオススメする。

LINE WORKSで緊急事態宣言を乗り切ろう!

 従業員にテレワークをしてもらう際、まず必要なのがコミュニケーション手段だ。これまでであれば、オフィスで顔を合わせて朝礼や会議をしたり雑談をしていたのに、その頻度が激減してしまう。仕事に関する情報の密な共有はもちろん必要だが、朝礼やもっと気軽なコミュニケーションも必要だ。

 しかし、これらのやりとりをすべてメールに集約するのは効率が悪い。大量のメールに重要なメールが紛れてしまったり、儀礼的な無駄な挨拶が必要になったりするため議論や調整ごとには不向きだ。リアルタイムのやりとりにも向いていない。とは言え、電話でお互いの時間を拘束してしまうのも、コロナ禍においてはあまりにも前時代的だ。

 そこで、2020年に導入企業が飛躍的に増えたのがビジネスチャット。中でもLINE WORKSの「トーク」機能ならLINEに似たUIで誰でもすぐに使い始められる。ビジネス用のサービスなので公私混同する心配もなく、セキュリティーも万全だ。部署や役職、プロジェクトごとにトークグループを作り、簡単に情報を共有できる。社外や顧客等のLINEともやりとりできるのが特徴だが、不慣れなうちは社内だけで利用するようにすれば、メールのように外部へ誤送信して情報漏洩を起こしてしまう心配もない。まさに、テレワークをこれから始めたい会社のファーストステップにオススメのツールといえる。

 テレワークの導入で経営者が二の足を踏むのはコストだろう。他には、試用するにしても1か月程度では何も分からず、契約の判断が付かないということもある。まず、経営者に伝えたいのは、LINE WORKSなら利用期限なしのフリー版が用意されているということ。人数も100人までフリーで利用できる。もちろん、機能が豊富な上位の有償プランもあるのだが、フリー版でも一通りの基本機能が利用できるのだ。検討して損はないだろう。

LINE WORKSはクラウドサービスであり、スマホはもちろん、PCでも使える

 LINE WORKSはトークのほかにもビジネスに必要な機能を取りそろえているのが特徴だ。例えば、ホワイトボードに書き込んでいた各自の予定は、「カレンダー」機能で共有できる。社内報などを貼り出しているなら、「掲示板(ホーム)」機能でその代わりができる。社内に通知したいことを周知できるうえ、未読者がわかるので、見ていない社員に再通知できるのも優れた特徴だ。

 ご意見箱で社内の意見を吸い上げているなら、「アンケート」機能で手軽にアンケートもできる。テレワーク導入後の従業員アンケートで社員の不安の芽を摘んだり、新型コロナウイルス対策として、毎日の体温や体調を報告してもらうといった使い方も可能だ。

全社員のスケジュールをカレンダーで管理できるようになる

 チャット(トーク)は情報が流れていくフロー型の機能だが、「ノート」機能で情報をストックしておくこともできる。各種書類は電子化すれば、「フォルダ」機能や「Drive」機能で管理できる。内線電話で直接話すということも、LINE WORKSなら「音声通話」「ビデオ通話」機能があるのでコストをかけずに実現できる。

 急いでテレワーク環境を構築したり、まずは緊急時の体制づくりとして対応するなら、多数のツールをパラレルに導入しようとするのは現実的ではない。LINE WORKSなら複数のツールがまとまっているので、余計なことを考えなくていい。しかも、個人向けのLINEのとは異なり、社用ツールとして従業員のアカウントを会社側できちんと管理できるのもポイントだ。

 通常、新しいITツールを導入する際、研修を行なったりサポートチームを用意したりと高い学習コストが発生する。当然、使いこなすまでに時間も必要になる。しかし、LINE WORKSなら、最初の一歩であるチャット機能が誰でも迷わず即利用できるので、社内での利活用促進もしやすいのだ。

 なお、LINE WORKSはUIを評価されて、「2019年度グッドデザイン賞」受賞という実績もある。その他の機能も直感的に操作できるので、積極的に活用してみると思った以上に楽しく活用できるだろう。

トークグループでは「ノート(画面右)」や「予定」「フォルダ」といった機能も利用できる

 今なら「テレワーク導入相談窓口」もオープンしている。ちょっとでも気になるようなら、緊急事態宣言下のいま、ひとまず相談してみることをオススメする。

【LINE WORKSで始めるテレワーク導入相談窓口】
お問い合わせ窓口(電話):03-4316-2996 (平日9:30~12:00、13:00~18:00)

 スマホでの使いやすさに定評のあるLINE WORKSを導入すれば、テレワーク以外の現場との情報連携やペーパーレス化も堰を切ったように動き出すこと請け合い。まずは、ビジネスチャットだけは入れておく、という感覚でいいので使ってみてはいかがだろうか。

 次回はLINE WORKSに送られた画像内の文字起こしをしてくれる「文字起こしばりぐっどくん」について掘り下げてみたいと思う。

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