仕事で使えるビジネス版LINEであるワークスモバイルジャパンの「LINE WORKS（ラインワークス）」の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第47回は、LINE WORKSの利用に私物スマホを使わせるときのメリット・デメリットについて解説する。
LINE WORKSを会社で導入したいが、中小企業の場合、コストの面で全従業員にスマホを支給することはできない。従業員が2台持ちを嫌がるケースもあるだろう。そんな時は、私物のスマホでLINE WORKSを使ってもらうことになるが、適当に運用すると弊害やトラブルが発生する可能性がある。今回はLINE WORKSを私物のスマホで使ってもらうときのメリットとデメリットを解説する。
BYOD自体は悪いことではない
私物のスマホを仕事で利用することを「BYOD（Bring Your Own Device）」という。自分のデバイスを持ち込むという意味で、クラウドサービスの広まりにより一般化している。まずはBYODのメリットからチェックしてみよう。
会社としてはスマホを購入しなくて済むので、端末代金や通信費がかからないのが大きい。端末自体の利用法のレクチャーをしなくていいし、端末の管理業務も発生しない。
社員サイドも使い慣れた端末を利用できるのはメリットだ。使い方を覚える必要がないし、常時携帯しているのでいつでも対応できる。スマホの2台持ちは充電の面倒も増えるし、かさばるし重いので、1台で済むに越したことはない。
私物のスマホを業務で使ってもらう際は、しっかりとメリット・デメリットを把握しておこう
次にデメリットだが、会社側のデメリットとしては、業務で扱うデータがプライベートデータと混在したり、漏洩リスクが高まることが挙げられる。社員がスマホを紛失して、顧客などの個人情報が漏洩すると、会社の責任を問われるというリスクもある。
社員側のデメリットとしては、常に身につけているプライベートな持ち物で連絡が受け取れるので、気が休まらず、労働時間が長時間化する懸念がある。また、端末や通信費を自己負担しなければならないのも不満が出やすい点だろう。
ITツールの導入は、トップダウンで命令するだけではうまくいかないことがある。LINE WORKSを私物スマホにインストールしてもらう場合も、利用するユーザーが納得できるメリットを説得しよう。
常に2台持ちするのは邪魔だし、電源端子が異なれば、周辺機器もかさばってしまう
社員にBYODを納得してもらう材料として、通信費の会社負担を検討するのも効果的だ。社内はWi-Fiを用意すれば通信費がかからない。外出先で利用することを考え、会社が補助として数千円を支給するというケースもある。端末を経費で購入し、通信・通話料金をフルで負担し、デバイスの管理業務が発生するのと比べたら、格段に安く済む。
4G/5G通信で大きなデータをやりとりすると契約通信量を消費してしまうので、Wi-Fiのない環境では、長時間の動画のアップロードやビデオ通話は控えるという決めごとをしておくのもいいだろう。
トークルームに送る画像品質の設定を変える手もある。LINE WORKSアプリの右下にある「…」をタップし、歯車アイコンをタップしたら「トークルーム」を開き、「送信画像の品質」の設定を「標準」にしよう。通信量を減らすことができる。
「オリジナル」は撮影したそのままの状態で、「標準」にするとサイズを落とせる
終業後や休暇中に仕事の連絡が目に入るとおちおち休めないという人もいるだろう。1つの返信は短時間で済むとしても、ちょくちょく通知が鳴って対応していたら仕事をしているようなもの。そんな時は、通知を止める機能を利用すればいいのだが、会社でルールをきちんと決めておくといい。
終業後や休暇中は「おやすみモード」などで通知をオフにしていいとか、既読を付けたり返信しなくていいと明文化しておくと、安心してスルーできる。休日はしっかり休むように言っていても、なんとなくトークに対応しなければならない空気が醸成されていると、社員の不満が蓄積していくので注意が必要だ。
「おやすみモード」の設定で指定時間帯の通知をオフにすることができる。設定はモバイルアプリ右下の「その他」 ＞マイプロフィール ＞「通知を一時停止」から。
セキュリティ対策としてできることを理解する
LINE WORKSは業務用アプリケーションとして、セキュリティ対策機能はとても充実している。まず、社員がスマホをなくした場合、管理者が管理画面からそのユーザーアカウントへのアクセスブロックを行なえる。本人が紛失をきちんと申し出てくれれば、もし、スマホを第三者が手にしてもLINE WORKSにアクセスできないよう会社側で対処できるのだ。
同様に、私物スマホでの運用であっても、会社の管理下にあるサービスとして社員が退職した場合は、すぐにアカウントを削除できるので、退職社員による情報漏洩リスクを抑えられる。アカウントを削除しても、その社員がLINE WORKSに書き込んだトークやノート、アップロードしたファイルは残るので後々の業務に支障は起きない。
いざという時のためのログ管理まで行ないたいなら、有償プランで運用しよう。原因究明が必要な大きなトラブルがあった場合、私物のスマホを提出しろとは言えないが、会社が管理するLINE WORKS上のやりとりなら利用履歴が確認できる。フリープランの場合は監査機能に制限があるので、その他のセキュリティ設定の充実度を含め、万全を期すなら有償プランを契約しよう。
端末紛失時は、管理者画面からスマホアプリのログインを止めることが可能だ（管理者画面は、LINE WORKSの管理者のみアクセスできる）
以上が、BYODでLINE WORKSを活用するポイントとなる。端末2台持ちを嫌がられる場合や、費用面で端末支給が難しい中小企業でも手軽に導入できるのがLINE WORKSの大きなメリット。ポイントを知った上で、ぜひ検討してみてはいかがだろうか。
次回からはカレンダーの使い方を紹介していく。
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