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LINE WORKSと「らくしふ」の連携で、シフト作成・管理の手間を大幅に削減する

2021年09月10日 10時00分更新

 仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」(ワークスモバイルジャパン)の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第66回は、シフト作成・管理支援サービス「らくしふ」とLINE WORKSを連携させて工数を削減する方法について紹介する。

 店舗運営業務の中で、アルバイトを含む従業員のシフト作成はなかなか大きな負担となる。メールやメッセージアプリで希望を聞き、店長が紙やExcelでパズルのように組み合わせ、過不足がある場合は個別に相談して作り上げていく。筆者も飲食店を経営しているので、この苦労はよくわかる。

 そんな課題を解決してくれるのがシフト作成・管理支援サービスだ。今回紹介するのは「らくしふ」で、9000事業所以上に導入され、契約継続率99.4%という人気サービスだ。

シフト管理システム「らくしふ」とLINE WORKSを連携させよう

「らくしふ」への登録でつまずく点は?

 シフトの希望回収から作成、管理、人件費の可視化などの機能を備え、個人店から大規模チェーンまで利用できる。中でも、シフト回収にLINEを利用できるのがウリなのだが、企業によってはビジネスで個人向けサービスを使いたくない、ということもある。そんな時は、LINE WORKSと連携することも可能だ。

 まずは、「らくしふ」に連携に必要な情報をメールする。管理者アカウントでログインし、「Developer Console」を開き、「API ID」や「Server API Consumer Key」、「Server List ID」などをコピー&ペーストする。左側に表示される「Domain ID」も正確に伝えよう。

 伝える情報が半角スペース1つでも違えば、登録できずに手間がかかるので、慎重に操作すること。ほとんどの設定エラーは、ここで起きているとのこと。「らくしふ」側で設定が完了すれば、利用準備は完了だ。

LINE WORKSの「Developer Console」を開き、必要な情報を「らくしふ」に伝える

 「らくしふ」側の作業が完了すれば、Botが登録されているので、従業員は自分の端末からトークルームを作成すればいい。「Bot」タブから「らくしふ」を追加し、「利用開始」をタップする。初回のみ、自分の氏名と店舗、ポジションを入力して登録作業が必要になる。

トークルームを作成する

「らくしふ」Botを追加する

「利用開始」をタップする

初回のみ氏名や店舗などを登録する

 登録が終わり、元のアプリ画面に戻ったら「シフト提出」をタップしよう。「らくしふ」の画面に遷移するので、シフトを入力する。月曜の遅番とか毎日決まった時間などの一括入力も可能。早退したいとか遅刻することがわかっているなら、コメントを入れておくこともできる。

 あらかじめ出勤パターンを登録しておけば、早番/遅番などを選択するだけでシフトを提出できるので楽だ。提出履歴から自動入力することも可能で、従業員がシフトを提出する作業をとことん簡単にするための工夫が凝らされている。その分、シフトの提出スピードが上がるというわけだ。一通り入力したら「シフトを提出する」をタップして、作業完了。

「シフト提出」をタップする

シフトの入力画面が開く

日付の入力欄をタップし、出勤/休み/勤務時間などを入力する。設定済みならパターン入力が便利

「らくしふ」なら管理も楽々。労務アラートも用意されている

 回収したシフトはリアルタイムに「らくしふ」の管理画面でチェックできる。個別に連絡する必要がなく、店長の手間は大幅に削減される。送られてくるデータも転記する必要がなく、「らくしふ」に集約されるのはとても便利だ。

 シフト時間を確認するだけでなく、売上計画を設定し、人件費や交通費を自動的に割り出して、経営計画に役立てることも可能。未成年が22時~5時の間に労働していないかなど、労務アラート機能も用意されているので安心だ。

 希望日の過不足を調整し、シフトを確定すると、従業員に通知が届く。その後は、LINE WORKSから「確定シフト」をタップすることで自分のシフトを閲覧できるようになる。

シフトを回収できた

シフトを調整して確定する

LINE WORKSに通知が届く

確定シフトを確認できる

「シフト表で確認」をタップすると全員のシフトを確認できる

 「LINE WORKS」導入企業で、従業員のシフトを手軽に集約、管理したいというのであれば「らくしふ」を検討してみてはいかがだろうか。もちろん、LINE WORKSのフリープランでも利用可能だ。

 次回はLINE WORKSが建設業界で人気な理由について掘り下げてみたいと思う。

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