「VAIO、法人向く。」の現在を探る

第39回

ビジネスの必須ツールとなった「ウェブ会議」の基礎知識

　会議の効率化のため、電話会議、テレビ会議、ウェブ会議など、テレカンファレンス（リモート会議）のためのシステムを導入する導入する企業が増えてきた。

　企業の生産性を維持する上での人材の確保は課題だ。そこで働き方改革では、テレワーク（在宅勤務）など、柔軟な働き方を認め、様々な事情で会社にフルタイムで出社できない人でも働ける環境の整備を促している。一方で、在宅でもオフィスと変わらない業務を遂行するには、コミュニケーションの問題もおろそかにできない。働く場所の制限をなくしつつ、オフィスで働くのと同レベルの円滑な意思疎通を図れる環境の整備が必要だ。

まずはウェブ会議の特徴をおさらい

　ウェブ会議の進化は著しい。単に会話ができるだけでなく、現在ではインターネットを介して音声や映像、さらにPCの画面まで共有した会議もできるようになっている。会議室に人が集まり、資料に目を通しながら対面で議論するのと変わらない使い勝手が得られると言っていいだろう。

　より具体的な利点に入る前に、簡単にウェブ会議を含む「テレカンファレンス」システム全般について触れておこう。導入のしやすさや機能の面で、パソコンやスマートフォンを使ったウェブ会議に注目が集まりつつあるが、昔からある電話会議やテレビ会議なども依然として活用されており、それぞれにメリットがある。

　まずは「電話会議」から。これは音声を中心に意思疎通を図るごくシンプルな方法だ。映像などは送れないため一見すると時代遅れな方法に感じるかもしれないが、「通信環境やアクセス権を整備する必要がなく、電話さえ掛けられれば社外からも会議に参加できる」というメリットがある。

　方法としては、直接電話をするだけでなく、サービス提供会社が指定するアクセスポイント（電話番号）に参加者が電話して、仮想的な会議室に入出するといったものがある。そうすることで離れた場所にいる多点間でも会話ができるわけだ。

　料金に関しては従量制が多く、初期導入コストは低い傾向がある。また参加側には、電話機さえあればいいので、会議用の機器をそろえるための初期投資も抑えられる。電話回線を使って接続する方法に加えて、より安価な通信手段である「VoIP」を利用することも可能だ。

　デメリットは映像のやり取りができないため、相手の顔をみて話したり、資料をリアルタイムで共有できない点だが、接続のしやすさなどもあり以前有用なものと言えるだろう。