時間効率アップ！ 業務改善に“効く”「Galaxy Note8」

どこでもマルチタスク環境を実現する「Galaxy Note8」の実力

モバイルとチャットで即応 ウェルスナビCEO柴山氏の仕事の速度感

　チャットツールでやり取りができると対面での会議はほとんど無いかと思いきや、意外と開催する機会は多いという。「朝はチームごとに必ずミーティングをして、1日のタスクを確認しています」（柴山氏）。毎朝のミーティングを対面で行なうのは、チームとしての仲間意識や一体感を醸成するためだ。この前提がないと、チャットでのコミュニケーション自体が崩壊するという。

会議は綿密に準備した上で頻繁に開催する

柴山和久氏「チャットで意思決定をするにあたり、詳しく話をして検討する必要がある場合やクリエイティブな内容を話す場合は、会議をセッティングしてもらいブレインストーミングをします。会議する案件において過去どのようなやりとりが行なわれたかはSlackやGoogleドキュメントを見れば確認できるので、認識の違いは生まれません」

　会議がいたずらに増えると、労働時間の増加につながりかねないが、準備を綿密に行なうことで効率的に行なっている。

柴山和久氏「ウェルスナビでは、会議にかける時間は基本的に30分以内です。また、ミーティングが終わった時点で『何が決まっているのか』と『どのタスクを誰がいつまでに実施するのか』を想定してアジェンダを作成した上で臨んでいます」

　会議で決定するべき議題やアクションが明確になっていないと、会話が堂々巡りになったり後戻りして無駄に長引いてしまうという。これはマッキンゼー時代から意識していることだ。

　会議でのアジェンダ確認や資料共有に役立つのが「Galaxy Note8」に対応する「DeX Station」だ。「Galaxy Note8」などGalaxyの対応スマートフォンをセットするだけで、会議室のプロジェクターや大画面ディスプレーに大画面でアジェンダや案件のスケジュールなどをマルチウインドウで表示可能。会議参加者全員が無理なく閲覧できる。

「DeX Station」は有線LAN接続で社内インフラにもアクセス可能。さらにUSBストレージにも対応する

　さらにBluetoothキーボードとマウスを接続することで、マルチウインドウのデスクトップPCライクな入力作業をPCレスで実現できる。「DeX Station」はストレージ接続にも対応しており、会議中にUSBメモリーで受け取った資料なども、そのまま「Galaxy Note8」で処理できる。「DeX Station」は約230gと軽量なので、会議室への持ち込みだけでなく出先での作業環境構築にも最適だ。柴山氏も「DeX Station」の外部出力とマルチウインドウ環境を「Galaxy Note8」で実現することに驚いていた。

柴山和久氏「スマートフォンからそのまま外部出力しているとは思えない映像ですね」

　柴山氏は「DeX Station」のDeXモードを試し、マルチウインドウ表示やスムーズな操作性にも満足したようだ。

議事録は会議が終わった時点で完成
ホワイトボードのメモは撮影して共有

　会議の議事録作成は情報を共有するという意味で重要なタスクだが、手をつけるのは気が重いもの。そこでウェルスナビでは、会議が終わる時点で完成させてしまうという。重要な発言や決定事項をモバイル機器からGoogleドキュメントのファイルにリアルタイムで追記していくので、改めて書き直す必要がないのだ。全員で同時に書き込めるので、書記も決めていない。

　また、スマホのカメラも記録をする上では欠かせない。「マッキンゼー時代からのクセで、ホワイトボードに何か書いたらそのまま撮っています。毎朝のミーティングで書いたToDoも撮影しておけば、欠席者への共有もカンタンです」（柴山氏）。

　ここで活躍するのが「Galaxy Note8」のカメラで撮影したホワイトボードの画像や会議資料への「キャプチャ手書き」だ。画像や資料に直接Sペンで手書きの指示を加えて即時にメンバーにシェアできる。また、カメラから「Bixby Vision」を起動するとテキスト抽出が可能。効率的に議事録を作成できる。

社内で印鑑を押す機会はほぼゼロ

　社内の意思決定スタイルも独特だ。基本的に全てチャットで意思決定している。当然、紙や印鑑を使う機会はない。

　このスタイルは、柴山氏がイギリス財務省に出向していた時代に確立したという。

柴山和久氏「イギリスの財務省に2年間出向していましたが、意思決定が早かった。日本の財務省は、最重要案件は当日中に部署をまたぐような事務次官や大臣まで回りますが、通常の案件だと1週間はかかります。稟議書がある場合はさらに時間を要することもあります。しかし、イギリスの場合は、たった2日で回ります。理由は、稟議内容をメールで一斉送信するから。日本では下から順にあげていきますが、イギリスでは他の部署も含めて全員をCCに入れて連絡が1～2回で済むようにしているのです」

　情報をチームで共有するメリットがよくわかるエピソードだ。

　柴山氏がビジネスを進める上で最重要視しているのは、複数の案件を同時に処理するマルチタスク環境の構築と意思決定のスピード。ここに我々ビジネスマンが抱える「気が付くと時間が足りない」という慢性的な課題を解決するカギがある。