仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第107回は、LINE WORKSを使って効率的にコミュニケーションを取る方法について紹介する。
2023年3月半ば以降、オフィスへの出社や対面でのコミュニケーションが戻ってきた、という人は多いだろう。この数年間はリモートワークが続き、顔を合わせられる機会が減っていたので、対面が新鮮で楽しみにしている人も多いかもしれない。しかし、これまでは移動なしで仕事を進められたのに、これからは通勤や移動にまた時間がかかるようになる。以前は当たり前だったことだが、一度リモートワークの利便性に慣れてしまうと元に戻りづらくなるのは当然だ。
まず、これまでのように連続してミーティングを行なうことは不可能だ。社内でも会議室の移動があるだろうし、外部との会議は先方のオフィスへ移動する時間も発生することもある。皆がオフィスにいる時間も短くなるので、社内ミーティングならいつでもOKというわけにはいかない。何かを効率化しないと、これまでと同じアウトプットが出せなくなるのは見えている。
そこで活用したいのがLINE WORKSだ。コミュニケーションしたい内容とタイミングに合わせてLINE WORKSを使うことで、細かい業務効率の改善を積み上げていこう。
社内コミュニケーションはトークで効率化
ちょっと話をしたい相手がその時に限って席にいない、というのはよくあること。フロアが違う相手を訪ねたのに、目的を達成できなければ時間の無駄だ。とは言え、メールや電話でアポを取るのも重すぎる。そんな時は、LINE WORKSのトークで一言送っておけばいい。
「ちょっとお話したいのですが、今いいですか？」と投げておけば、「今は会議中」とか「10分後ならOK」とか返ってきてスマートだ。「●社のプロジェクトついて」と要件も投げておけば、会ってすぐに本題に入ることもできる。
社内コミュニケーションもLINE WORKSで効率的に行なおう
話した方が早い内容は音声通話を利用する
外回りに出て、複数の取引先を訪ねる場合など、どこかに腰を落ち着かせてPCを操作する時間がほとんどない、という人もいるだろう。そんな時、オフィスのメンバーに確認したいことがあっても、長文を打ったり、返答を待ったりしている時間がないこともある。そんな時は、音声通話をするのが効率的だ。
LINE WORKSなら、トークルームから即音声通話を発信できる。電話アプリに切り替える手間がなくて楽だ。通話料もかからないので、料金を気にせず利用できるのも○。
トークルームの電話アイコンから気軽に発信できる
現場の状況を報告し、至急対処しなければならないときもLINE WORKSが活躍する。もちろん、写真を撮影し、トークで送ってやりとりしてもいいのだが、ビデオ通話を利用すれば、リアルタイムに映像を見せつつ、会話できるので素早く対応できるだろう。場合によっては、画面を共有したり、ホワイトボードを起動して、資料や指示をお互いに見ながらコミュニケーションできるので、伝達ミスが起きにくいのがポイントだ。
ビデオ通話でアウトカメラの映像や画面、ホワイトボードも共有できる
リアルとオンラインのハイブリッドで社外対応を効率化する
1日に訪問できる件数は限られている。初回打ち合わせやクロージングなど、重要な商談ならもちろんリアルで伺えばいい。しかし、御用聞きで雑談しに行ったりする場合、移動時間＋打合せ時間の2時間が無駄に過ぎ去った、というケースもこれまで多かったことだろう。気合いで何ヵ所も回って、重要な打ち合わせまでに疲労困憊してしまっては最悪だ。
そこでお薦めなのがハイブリッドコミュニケーションだ。重要な打ち合わせは対面で行い、重要度が低いコミュニケーションはオンラインミーティングで省エネに努めるのだ。オンラインなら、短時間でサクッと用件を済ませられる。先方も会議室を用意して招いたからには、お茶を出して1時間相手にしなければ、などと考える必要もなく、お互いにメリットがあるだろう。
LINE WORKSなら、LINE WORKSユーザーが外部とのミーティングリンクを作成し、共有すれば、LINE WORKSアカウントを持っていない人たちともビデオ会議が行なえる。フリープランでは4人まで最大60分のビデオ通話が可能だし、有償プランなら、最大200名まで、時間は無制限となる。
フリープランではビデオ通話機能を使えば4人でコミュニケーションできる
取引先が興味を示したらLINE WORKSを勧めてみよう
もし、相手企業がLINE WORKSに興味を持ったら、フリープランの導入を勧めるのもありだ。最大100ユーザーまで無料で利用できるので、気軽に試してもらうことができる。
LINE WORKSを導入してもらえば、より一層お互いに仕事がしやすくなるはずだ。外部ユーザーとつながる機能で、トークルームを作成し、チャットでのコミュニケーションも可能になる。いつものツールで取引先とつながるので、より濃密なやりとりができるだろう。
そして、LINE WORKSを紹介し、相手が新規アカウントを開設した場合、紹介者に共有ストレージ容量500MBが特典として配布される。もし、フリープランを使っているなら、積極的に獲得したいところだ。
LINE WORKSに取引先を招待すれば500MBの共有ストレージ容量がもらえる
LINE WORKSなら顧客の個人LINEアカウントともつながる
個人の顧客とはなかなかコミュニケーションがとりづらいものだが、LINE WORKSなら個人のLINEアカウントとつながれるので、簡単にやりとりできる。気軽に商品の資料や画像などを送れるし、リマインドなども可能。
対面での打ち合わせ予定があった場合、「電車が遅れているので5分ほど遅れます」や「打ち合わせの時間を1時間遅らせてもらえませんか？」などと連絡があるかもしれない。トラブル時にコミュニケーション手段がないと、お互いにストレスになるので、LINE WORKSでつながっていれば万一の時にも安心。電話やメールよりも、LINEのように使えるLINE WORKSは顧客に使ってもらうハードルが低く、ぜひ活用したい機能だ。
顧客のLINEアカウントとLINE WORKSからコミュニケーションできる
ゴールデンウィーク明けからは、さらに出社や対面コミュニケーションの流れが加速すると予想されている。コロナ禍で変化した働き方が、対面に戻りながらも、さらにハイブリット化してくるだろう。ぜひ、LINE WORKSをうまく仕事をこなすためのツールとして活用してほしい。
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