中小企業では会社にかかってきた電話には出られる人が出る、ということも多いが、度重なる営業電話や定型的な問い合わせ、資料請求などにすべて対応していると時間がいくらあっても足りなくなる。そんな時に活躍するのが電話自動応答（IVR：Interactive Voice Response）サービスだ。コンピュータによる音声ガイダンスで、定型的な問い合わせに対応できる。最終的には人が対応しなければいけないパターンもあるが、効率化とコスト削減というメリットはわかりやすい。今回はウェブ上で手軽に自動応答の仕組みを構築できる「IVRy（アイブリー）」を試用できたので、体験レポートを紹介する。
1日100円から使える電話自動応答サービス「IVRy」
複雑な分岐設定もできるのに
わかりやすいUIで迷わず操作できる
IVRサービスはコンピューターが応答するので、スタッフの手をわずらわせることがない。また、24時間稼働できるので、営業時間外でも適切な案内が行える。
また音声を流すだけでなく、顧客に選択肢の番号を押してもらうことで、適切な対応に分岐できる。資料請求や営業時間の確認など、人が対応するまでもない内容であれば、自動化することで大幅に人件費を削減できる。もしくは、空いた時間で本来の業務に集中することができる。
「IVRy」は低コストで本格的なIVRサービスを提供しており、とても簡単なUIで設定できるのが特徴。申し込んで10分で稼働させるスピーディーさも魅力だ。2022年6月現在は1ヶ月無料で利用できる形でアカウントが開設できるキャンペーンを行っているので、まずホームページ右上の「無料会員登録」からアカウントを作成する。営業時間や連絡先などを入力すれば、「IVRy」の「ホーム」画面が開く。この時点で、新規電話番号が発行されているスピード感がすごい。
会社情報を入力して無料アカウントを作成する
早速、自動応答のルールを作成しよう。
メニューから「電話設定」をクリックし、対応方法を選択する。最初は「音声案内」を設定。「●●の場合は1、●●の場合は2」、といったおなじみのメニューを自分で作成できる。
自分で録音したデータを利用する場合は、MP3もしくはWAV形式の音声ファイルをアップロードする。テキストで入力し、合成音声で流すことも可能だ。その場合、テキストを入力したら「音声確認」をクリックし、ガイダンスをテスト再生してみよう。普通に漢字カタカナ混じりで入力したのだが、問題なくすべてきちんと再生できた。思ったより自然なイントネーションで、違和感なく聞き取れる。句読点の所でわずかに間が空くので、気になる場所があれば調整できる。
営業時間外は異なるガイダンスを流すこともできる。営業時間外だから平日の9時から18時までにかけてくれと流したり、逆に細かく該当のウェブページに誘導するといったことができる。ブラックリスト機能もあり、登録した電話番号かかかかってきた場合は、「ただいま営業時間外のため、電話に出ることができません」のような定型文を流すことも可能だ。
「電話設定」の「ルール設定」をクリックする
音声ガイダンスをテキストで入力する
「音声確認」をクリックすると、音声ガイダンスを再生できるようになる
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