仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第60回は、建設業が抱える課題をLINE WORKSで解決する方法について紹介する。
少子高齢化が進み、人手不足が問題になっている。中でも建設業はその影響を大きく受けており、業務時間が長くなるという傾向にある。今回は、建設業が抱える課題を紐解き、どの部分をLINE WORKSで解決できるのかを紹介する。
まずは、業務時間をチェックしてみよう。厚生労働省の「毎月勤労統計調査」によると、年間の出勤日数は2007年度が233日で2016年度が222日となっている。11日減っているのだ。製造業は2007年度が238日、2016年度が234日でマイナス5日。そして、建設業は2007年度が256日で2016年度が251日とダントツに多い。製造業とは17日、平均とは29日も離れており、建設業では他の業種より多く働いていることがわかる。
年間総実労働時間も、平均が1720時間、製造業が1951時間であるのに対し、建設業は2056時間と長い。月当たり約28時間多く働いている計算になる。
建設業界は、国内の他の産業よりも長時間働いている
建設業の仕事は社会の基盤に関わるもので、やりがいがあるので頑張ってしまう人が多いのかもしれない。しかし、労働効率を上げていかないと、今後さらに厳しい状況になってしまう。
課題を見つけるべく、ワークスモバイルジャパンは2020年11月に「建設業実態調査」を行なった。施工現場では、47％の人が「現場で写真をとって事務所に帰ってから整理」、43％が「何かと紙で出力することが多い」、41％が「会って会議する習慣がある」という課題を抱えていた。
現場が業務の中心になるので、アナログな作業が多い傾向にあるようだ。そのため、「報告書/日報を書くために事務所に戻っている」（29％）とか「連絡事項の周知徹底が難しい」（20％）という課題もあった。
施工管理や現場で課題になっている7項目
コミュニケーションにも課題がある。建設業は施工管理者がコミュニケーションを取る相手が多いのが特徴。平均で、4つの現場を担当し、自社内では27人、社外では13社とコミュニケーションを取っている。そして、その連絡手段の92％が電話、88％がメールを利用している。メールはともかく、電話だと相手が電話にでられず待ちが発生したり、話した内容などの履歴が残らない等、業務効率は悪化する。しかも、42％もの人が今でもFAXを使っていると回答した。
施工管理者は電話とメール、FAXでコミュニケーションしている
これまでもデジタル化を推進しようとしている企業も多かったのだが、アナログな現場に導入するのはハードルが高く、あまり進んでいなかった。しかし、新型コロナウイルスの影響で強制的にリモートワークの導入が進められることになった。
以前、建設業では7％程度だったリモートワークは、コロナ禍では13％にアップ。今後リモートに置き換えられそうな業務も28％くらいあるという結果になった。
リモートワークで対応できそうな業務としては、打ち合せや会議をはじめ、現場の確認や報告、スケジュールや工程の管理、現場写真の共有、予算管理や注文書・請求書の作成といった項目が挙げられた。
今後も建設業のリモートワークは広まっていくと予想される。何より、人の移動が減ることで、感染対策と同時に大きな時間の削減にも繋がる。人件費の削減はコスト削減にもつながり、企業としてもウェルカムだ。
問題は、リモートワークで利用するツールの選定だ。実は、コミュニケーションの手段として、電話、メール、FAX、SMSに続いて多いのが、「LINE」だ。個人のアカウントで業務の連絡を取っている。その割合は施工管理者でなんと34％。現場作業員に限るなら45％の人が使っている。ただし、LINEを公式に業務で利用して良い、としているのはこのうち25％に限られている。
個人向けの「LINE」は気軽に連絡できるし、既読も分かる。履歴が残るので、電話のような言った言わないという問題も起きにくい。しかし、セキュリティに不安がある、と回答した人も29％いた。
「LINE」を業務に使っている人も多いのだが、セキュリティに不安が残ると回答する人もいた
「LINE」のメリットをビジネスでも活用したいなら、「LINE WORKS」がぴったりだ。ビジネス版「LINE」と言われるだけあって、法人利用を前提にしたしっかりとしたセキュリティを備えている。
すでに現場が使いこなしている「LINE」と似たインターフェースで、現場とリモートワーカーがリアルタイムに情報をやりとりできる。社内だけでなく、外部の会社や顧客と繋がることもでき、幅広いコミュニケーションが可能だ。
アナログな現場で挙げられた7つの課題は、すべて「LINE WORKS」で解決できる。
「現場で写真をとって、事務所に帰ってから整理」と「報告書／日報を書くために事務所に戻っている」という課題は、「トーク」でコミュニケーションしながら、スマホで撮影して写真を送れば良い。ファイルも一度で最大2GBまで共有可能だ。「LINE WORKS」の「Drive」に写真を保管し、データベースのように活用することもできる。
日報の作成も「ノート」のテンプレートを使えば、LINE WORKSで写真つきの簡単な日報が手軽に作成できる。現場から事務所に戻る必要がなければ、とても大きな時間とコストの削減につながるだろう。
「何かと紙で出力することが多い」と「連絡事項の周知徹底が難しい」という課題は、「LINE WORKS」で情報共有すると決めてしまえば、大半が解決する。「ホーム」の掲示板機能で、情報の共有が簡単に行なえる。さらに既読者、未読者がわかり、重要な連絡なら未読者に対してワンボタンで再通知する事も可能だ。もちろん、メッセージでやり取りしたっていい。
「会って会議する習慣がある」という課題も、「LINE WORKS」の音声／ビデオ通話で密が回避できるし、ネット回線を利用するので、電話代がかからない。スマホのカメラで現場の様子をリアルタイムで担当者に見せて、「右奥のごみ片付けておいてください」なんて具体的な指示を受けることも可能だ。画面共有で例えば図面だって共有できる。
「1日に複数の現場を行き来しないといけない」（25％）という課題は、「LINE WORKS」でコミュニケーションしたり情報共有することである程度減らせるだろう。特に、施工管理者が現場に行かなくても情報を把握できるようになると、業務効率が格段にアップする。
「Excelでスケジュールを管理している」（18％）という課題は「LINE WORKS」のカレンダー機能でいつでもどこでも確認できるようになる。Excelを修正し、メールで共有していると、どのファイルが最新版なのか分からなくなってしまうが、クラウドサービスならそんな心配もない。紙やホワイトボードで管理しているなら、さらに大きな効果を感じられるだろう。設備予約機能に、重機や設備等を登録すれば、予約や予約状況も確認可能になる。
「LINE WORKS」なら、建設業のコミュニケーションと情報共有の課題を解決できる
アナログな建設業も「LINE WORKS」を使えば、デジタル化の一歩を踏み出せる。現場の人が持っているスマホで業務効率化をはじめてみてはいかがだろうか。
次回は便利な名刺取り込み機能について掘り下げてみたいと思う。
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