第16回

社外のLINE WORKSユーザー同士でつながることもできる

2020年02月27日 09時00分更新

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第16回は、社外のLINE WORKSユーザーとコミュニケーションを取る方法を解説する。

社外のLINE WORKSユーザーと繋がれば業務効率も向上する

　LINE WORKSは社外のLINE WORKSユーザーとつながり、トークや音声／ビデオ通話を行なうことができる。取引先とも、一般的な電子メールではなく、LINE WORKSで連携することで、スムーズなコミュニケーションができたり、日程調整が手軽に行なえるといったメリットがある。メッセージに目を通したかどうかという既読機能も便利。社内でLINE WORKSを利用する際のメリットを、社外ユーザーとも受けられるので、業務効率を向上できるようになる。

別の会社のLINE WORKSユーザーともコミュニケーションできる

　LINE WORKSで社外のユーザーとつながる機能のことを、「外部トーク連携」と呼んでいる。フリープランでは有効になっているが、有償プランではデフォルトで無効になっている。有償プランを使っていて、外部トーク連携を利用するなら、まず管理者アカウントで設定画面を開き、「サービス」→「外部トーク連携」で「外部のLINE WORKS連携」→「連携設定」を有効にする。

「外部のLINE WORKS連携」を有効にする。フリープランはデフォルトで有効になっているので、この作業は不要

　外部のLINE WORKSユーザーとつながるには、まず招待してつながっておく必要がある。当然、相手もLINE WORKSアカウントが必要で、「外部トーク連携」が有効になっていなければならない。

QRコードを利用するだけで簡単にユーザー追加

　ユーザーの追加は簡単だ。打ち合わせなどで、お互いがその場にいるならQRコードを利用しよう。LINE WORKSアプリの右下にある「…」から「その他」で自分の名前や写真をタップ。そこから「マイプロフィール」を開き、「自分のQRコード」をタップして、スマホにQRコードを表示する。

「マイプロフィール」から「自分のQRコード」をタップする

QRコードを表示する

　招待する側は、LINE WORKSアプリの右下にある「…」からアドレス帳を開き、「＋」をタップする。「LINE WORKSユーザー」をタップし、「QRコードリーダー」をタップする。カメラが起動するので、相手のスマホに表示されているQRコードを撮影すればいい。

アドレス帳から「LINE WORKSユーザー」を追加する。この中の「新規メンバー招待」は自社のワークスグループに新規メンバーを追加するためのものなのでそちらではなく「LINE WORKユーザー」を選択する。

QRコードリーダーで相手のQRコードを読み取る

「アドレス帳に追加」すれば社外のLINE WORKSユーザーをアドレス帳に登録きる

「トーク」をタップすれば、即挨拶できる

遠隔地のLINE WORKSユーザーはID検索で繋がることができる

　もし、相手が目の前にいないなら、LINE WORKSのIDを教えてもらってつながることもできる。アドレス帳から「LINE WORKSユーザー」を追加する画面を開き、右上の虫眼鏡アイコンをタップ。教えてもらった相手のLINE WORKS IDを入力すると、アカウントが表示されるので、「アドレス帳に追加」をタップすればいい。すぐに挨拶したいなら、「トーク」をタップする。

右上の虫眼鏡アイコンをタップする

相手のLINE WORKS IDを検索する

アドレス帳のメニューから「外部」をタップする

外部のLINE WORKSユーザーが表示される

　アドレス帳に登録してしまえば、後はいつもどおりにグループトークに招待してコミュニケーションできる。トークの作成画面から「連絡先」の「外部」をタップして、メンバーを選択すればいい。もちろん、自社の複数ユーザーと混在させることもできる。

　外部のLINE WORKSユーザーとのつなげたときもトークだけではなくグループ機能も使えるので、社外とのプロジェクトにおけるコミュニケーションや情報共有に活用できて便利だ。たとえば社内で使うのと同様に複数人のトークルームをグループ化すれば、トークルームごとにノートやカレンダー、フォルダなどを利用することができる。