ムダばかりの「ブラック会議」を強くする、ほんのちょっとの視点

第6回

会議の無駄な待ち時間をなくそう

誰待ちかと思えば、プロジェクター待ち!?　その10分が300万円のコストを奪う

　「おかしいなぁ。このケーブルでしょう？」
　「違いますって。こっちですよ」
　「あれ、それはさっきやってダメだったのでは」
　「もう、ITの担当者呼びましょうよ」
　「あの、私ちょっと、トイレ行ってきます」

　会議のメンバーはとっくに集まっているのに、パソコンに入ったプレゼン用の資料がプロジェクターに映らない。先ほどから機器を操作したり、ケーブルをあれこれとつなぎ直しているが、一向にパソコンの画面が投影できないのだ。会議が始まらないのを良いことに、席を外す人まで出てくる始末。IT担当者に来てもらって、ようやく資料を投影し、会議を始められたのは予定時刻の10分遅れだった。

　会議室の機器の準備の遅れや操作が上手くできなくて、会議が始められないということは、誰しも経験があることでしょう。たかが会議の開始時間が10分遅れるだけと思いがちですが、このようなことがしばしば起こるとすると、年間では大きなコストの無駄が発生することになります。例えば、５名が参加する会議で10分無駄な時間が発生し、そのような会議が毎日２～３回発生しているとしたら、全体でいくらのロスが発生しているのか試算してみましょう。

1. 打ち合わせの時間のロス：10分
2. 打ち合わせ参加人数：5人
3. 一日当たりの打ち合わせ回数：3回
4. 人件費時間単価：5000円/時

5人×3回×5日（週）×4週（1ヵ月）×（10分÷60分×5000円）＝25万円／月

　このように、10分程度のロス時間が発生していると、全体では月に25万円、年間では300万円もの無駄なコストがかかっていることになるのです。

　今回は、会議をすぐに始められるように、準備や操作が簡単なICT機器の選び方やミーティング家具などの会議ツールの活用方法についてご紹介します。