カンバン方式の案件ボードが使いやすくて活用したくなる
「案件ボード」の画面
案件を登録したら、メニューから「案件ボード」を開いてみよう。これこそがSensesのキモとなるカンバン方式の一覧画面だ。案件が情報とともにずらっと並べて表示され、フェーズごとに分類されているので進捗が一目でわかる。ネタだけ作って動いていなかったり、営業をかけたのにフォローをしていないところなどが一目瞭然だ。
営業から打ち合わせにつながり、執筆を開始するなどフェーズが変わった場合、それぞれの案件の詳細画面から変更することもできるが、案件ボードのカンバンをドラッグ＆ドロップするだけで移行できるのがラク。手間がかからないし、何か仕事を先に進めた感があって気持ちがいい。仕事を進め、すべての案件を左から右に動かしていこう。
これまで営業をかけて返事がなければそれまでだったのだが、実は再度お伺いをすれば、一気に話が進むことも多い。この手の営業案件管理はメールと記憶で行なっていたので抜けが多かったが、Sensesなら忘れるということがない。もし、正式にボツや保留となったなら、そのフェーズにドラッグ＆ドロップすればいい。
案件のフェーズが進んだらドラッグ＆ドロップで移動できる
多数の案件を同時に動かしても、進捗が一目でわかる
案件が完了したり中断したら、コメントを付けて終了する
案件ごとに行なった活動を記録するのが「アクション」だ。1つの案件を受注するまでには、何度もコミュニケーションしたり、資料作成と行なったタスクが発生する可能性がある。そのため、案件ごとに営業メールを送ったり、打ち合わせをしたり、受注したときのメモなどを残せるようになっているのだ。
案件にアクションを登録する。設定したアクション種別や目的、日時を選択して「登録」ボタンをクリックする
アクションが登録された
完了したら「アクション完了」をクリックする
案件が終了しないなら、通常は次のアクションがあるはずなので続けて登録できる
Googleカレンダーなどの外部サービスと連携して効率アップ
Sensesは外部サービスと連携し、シームレスに情報をやりとりできる。たとえば、アクションを登録する際に「Googleカレンダーへ登録する」にチェックしておけば、連携しているアカウントのカレンダーに予定として追加される。手動で転記する必要がないので手間が省けるし、ミスも起きないので大助かり。
逆に、Googleカレンダーに予定を入れる際に「Sensesへアクション情報を連携する」にチェックを入れれば、同時に登録できる。
アクション情報の登録時に「Googleカレンダーへ登録する」にチェックしておく
Googleカレンダーに予定が入った
Googleカレンダーの予定作成画面で「Sensesへアクション情報を連携する」にチェック
Googleカレンダーの予定が追加された
Sensesのアクションにも登録された
Gmailに届いたメールからアクションを作成することもできる。ChromeブラウザーにSensesの拡張機能をインストールすることで、受信メールや送信時に情報を登録できるのだ。
アクションだけでなく、新しい取引先や案件を登録することも可能で、Gmailの画面上で作業が済んでしまうのは手間が省ける。ビジネスでGmailを使う必要があるが、スタッフの負担が減るメリットは大きい。
Chromeブラウザーに「Senses」の拡張機能をインストールする
受信メールを選択し、「Sensesへメール内容連携」をクリックする
Sensesに内容が登録されるので、上司に改めて報告する必要がない
送信時に連携したり、送信確認を付けたりできる
案件が作成されたり更新されたりしたら、Slackなどに通知を送れる。筆者1人で使っているなら不要だが、チームで利用する場合、上司がすぐに確認できるので業務スピードが格段に向上するはずだ。
ほかにも、名刺管理サービスの「Sansan」と連携させれば、取引先とコンタクトが名刺情報と自動的に同期されるし、マーケティングオートメーションサービスの「Marketo」と連携させるとリード情報をSensesに引き継げるようになる。
「設定」→「外部サービス連携」から設定する
Webhook URLの登録と、Intelligent Noticeの設定を行なう
Slackに通知が届いた
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