あいついまどこで何をやってるのだ？ そんな風にならないために……
テレワークを導入しようとしたとき、もっとも重視しなければならないことは、部署やチームのメンバーとのコミュニケーションだ。みんなが一度は必ずオフィスに顔を出す従来の仕事方法と違い、オフィスへ来る人もいれば、外出先や自宅でずっと仕事をするケースもある。進捗状況を確認したり、打ち合わせをしたいとき、その都度オフィスへ行くのはナンセンス。メンバーがどこにいても随時コミュニケーションを取る手段を確立することが先決だ。
働き方改革の肝は、コミュニケーション改革にあると言ってもいい。
Skype for Businessで会議や連絡を
連絡を取る手段としては、電話やメールというのが従来の方法だろう。しかし、電話は作業に集中しているときに妨げられることもあり、作業効率としてもあまりよくない。また、メールは慣例として「お疲れ様です」ではじまり「ではよろしくお願いします」で終わるケースが多く、書くのも面倒。大量に届くメールに埋もれてしまうケースも多く、見つけ出すのも一苦労だったり、レスポンスもよくなかったりする。
こういう場合に利用したいのがコミュニケーションツールだ。プライベートでも「LINE」や「Facebook Messenger」などでやりとりしている、アレである。ただ、仕事でLINEとなるとセキュリティ面やメンバー以外に誤送信する可能性もゼロではないので、少し抵抗感がある。「LINE WORKS」というビジネス向けのサービスも始まったので、利用するならそちらのほうがオススメだ。
←「Facebook Messenger」や「LINE」も社外の人とのコミュニケーションを広げるために、仕事で活用しているケースも多い。
ビジネスにおいて、コミュニケーションツールの定番といえば「Skype」だろう。Skypeと言うと、ビデオ会議というイメージが強いが、ビデオや音声による会議はもちろん、チャットによるメッセージのやりとりや、ほかのソフトとの連携など、Skypeさえあれば、会議を含めたすべてのコミュニケーションに必要な要素が含まれているのである。
「Skype」には無料版と「Skype for Business」という法人向けOffice 365の一部として提供されているものの2種類がある。無料版との違いは、エンタープライズレベルのセキュリティが施されているか否か、最大同時会議人数が25人か250人か、メンバーの管理機能があるかないかなどで、小規模事業者なら無料版でもかまわないかもしれないが、企業ならSkype for Businessの導入をオススメする。
↑「Skype for Business」は、利用するメンバーを管理できるので、セキュリティ的にも安心して利用できる。法人向けOffice 365に含まれている。
企業がSkype for Businessを導入する理由として、ビデオ会議がCISCOなどほかのビデオ会議専用システムと連携できるので、取り引き先とのビデオ会議時でも対応しやすい点。また、エンタープライズ版の「Office 365 Enterprise E5」などのプランにすると、クラウドPBX（電話交換機）やPSTN通話の導入が可能になり、内線をすべてSkypeに置き換えられる。こうすることで、取り引き先からオフィスへかかってきた電話を、Skypeで着信できるので、オフィスにいなくても電話に出られ、テレワークとして在宅勤務していてもオフィスで働いている環境と変わらなくなる。
また、会議においてビデオで相手の顔を映して行なうことより音声のほうが重要で、ネットの通信環境が悪く、音声が聞き取りにくい場合は、電話回線で会議に参加することで、クリアな音声となり進行もスムーズになる。このあたりのシステム構築に関してはSkype for Businessの強みであり、企業の導入が多い理由のひとつだ。
ほかにも、Skype for Businessで、電話回線を利⽤できるようにするサービスがある。たとえばPGiの「Skype for Business⽤ GlobalMeet電話会議サービス」は、VoIP接続だけでなく電話回線を使った接続をサポートしてくれる。海外にもアクセスポイントがあり、海外出張時や海外のクライアントとのやりとりにも役⽴つ。情報共有はネット、⾳声は電話回線といった分離も可能で、利⽤料は従量課⾦か定額かを選べる。こうした電話回線を活⽤するサービスは、企業の規模に合わせて検討したい。
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