社内の壁と短納期のリクエストを乗り越えたユーザー企業とパートナーのタッグ

導入が何度も見送られたkintone　明治とリコージャパンが2000人規模のシステムを半年足らずで刷新した舞台裏

　大企業で新しいクラウドサービスを導入するとき、難しいのは製品を選ぶことだけではない。社内の審査を通し、既存システムとの折り合いを付け、現場の要望を整理しながら、決められた予算と納期の中で完成させる必要がある。利用者が多く、重要な業務を担うシステムほど、そのハードルは高くなる。

　明治も、そんな壁に直面した企業の一つだ。現在ではkintoneの利用が明治グループ6社、2900人に広がり、約260のアプリが稼働しているが、導入までの道のりは平坦ではなかった。過去にはkintoneを導入しようとする動きがありながら実現せず、ようやく採用が決まった後も、2000人を超える営業担当者が使う「MAK（Meiji Action Knowleage）システム」の刷新を半年足らずで実現しなければならなかった。

　その壁をどう乗り越えたのか。明治ホールディングス グループDX推進部 アプリケーションG グループ長の藤川寿樹氏、同グループの木村由未子氏、導入を支援したリコージャパンの原田直哉氏に話を聞いた。

営業の成功事例を共有するMAKシステムが変化についていけなくなった

　明治グループは食品と医薬品を柱に事業を展開しており、食品セグメントを担う明治では、牛乳・乳製品や菓子など幅広い商品を扱っている。今回取材したグループDX推進部 アプリケーションGは、営業支援やデジタルマーケティングなど、現場に近い業務システムを担当する組織だ。

　今回刷新の対象になったMAKシステムのルーツは、旧明治製菓の営業部門にさかのぼる。当時から営業活動の成果や工夫を積極的に発信する文化があり、MAKシステムは情報を共有する場として使われていた。2017年には菓子部門から全部門へ展開され、営業活動で得た情報や成功事例を横展開する仕組みへと役割を広げていった。

　明治の営業先はスーパーやコンビニ、ドラッグストアなどの小売店だけではなく、卸や病院、宅配、業務用の取引先にも広がる。営業部門によって必要な情報は異なり、担当者や営業施策が変われば、システムに求められる機能も変化する。ところが、従来のMAKシステムは既存のパッケージに多くのカスタマイズを加えていたため、現場の変化に追随するほど改修費用が膨らむ構造になっていた。kintoneの導入を主導してきたグループDX推進部 アプリケーションGの木村由未子氏は振り返る。

「当時のMAKシステムは、明治の営業が全員使う2000人以上の規模でした。パッケージにカスタマイズを重ねていたので、軽微な改修でも高額なコストがかかってしまいます。情報システム部としても、営業系の仕組みをスクラッチで作り続ける状態は変えたいと考えていました」（明治 木村氏）

明治ホールディングス グループDX推進部 アプリケーションG 木村由未子氏

　たとえば、以前は投稿をおすすめ上位にする指標として「いいね」機能を使っていたが、部門単位で票が集まりやすく、本当に価値のある情報なのか判断しにくいという課題が出た。そこで、本社が推奨する事例や、ほかの営業担当者が実際に参考にした事例など、別の軸でも成功事例を評価できるように改修した。

　こうした変化は一度きりではない。時代が変われば、重視する情報や見せ方も変わっていく。現場に合わせてシステムを変えたい一方、そのたびに大きな改修費が発生する状況では限界があった。

　そこで2021年、明治はMAKシステムの刷新に動き出した。情報システム部門が求めたのは、現場の変化へ柔軟に対応でき、将来はほかの業務にも広げられる仕組みだった。複数社から提案を受ける中で、リコージャパンが持ち込んだのがkintoneだった。

過去のkintone導入は実現せず、リコージャパンにとっても再挑戦だった

　製品が要件に合っても、それだけでは導入できなかった。当時の明治ではオンプレミス環境でシステムを構築する文化が強く、クラウドサービスを重要な業務システムに使うことへの警戒感も根強かったからだ。

　kintoneを使おうとする動きも、MAKシステムの刷新が初めてではない。それ以前にも社内で検討されていたが、本番導入には至らなかったのだ。導入に向けては、部内のプロジェクト管理を報告する場で説明する必要もあった。

「クラウドへの抵抗はめちゃくちゃありました。それまでにもkintoneを入れようという動きはありましたが、実現していません。今回は過去の検討メンバーにも協力してもらい、データセンターがどこにあるか、どう守られているのかまで細かく調べ、社内で説明できるよう準備しました」（明治 木村氏）

　現在の明治では、クラウドサービスを導入する際の申請書や確認項目が整備されている。当時、現場部門に所属していた藤川氏の記憶では、当時は現在のようなクラウドサービス向けの申請書がなく、既存のチェックシートもオンプレミスを前提としていた。そのため、クラウドサービスでは各項目にどう回答すればよいのか、サイボウズにも確認しながら整理していったという。

　さらに、コロナ禍でリモートワークやオンライン会議が広がり、明治でもクラウドサービスを業務に取り入れる機会が増えていた。基幹システムのクラウド化にも舵を切る時期と重なり、MAKシステム刷新の追い風になった。2013年から明治を担当する原田氏にとって、今回の提案にはそれまでの積み重ねもあった。

「明治さんはいずれクラウドへ行くだろうと考え、早い段階から提案を続けていました。実は以前にも別案件でkintoneを提案したのですが、その時は導入は見送られました。今回は検索性やコミュニケーションという要件に合ったので、ある意味リベンジマッチでした」（リコージャパン　原田氏）

リコージャパン エンタープライズ事業本部 インダストリー事業部 第三営業部 第二担当室 室長 原田直哉氏

　今回は、2000人以上が使うMAKシステムの刷新という具体的な課題が先にあった。その要件にもっとも合う選択肢として、kintoneを提案できたのだ。藤川氏も、「市民開発を広げたいという理由だけでkintoneを提案していたら、当時の明治では導入までたどり着けなかったのではないか」と振り返る。明確な業務課題があったからこそ、社内の大きな壁を越えることができたのだ。