仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第145回は、LINE WORKSを使って、長期間の休業を取得している従業員とコミュニケーションを取る方法について紹介する。
近年、男性の育休が推奨されるようになったこともあり、出産、育児や介護のため、長期間の休業を取得する人が増えている。休業期間中はPCやスマホなどの会社貸与品の返却が必須である企業は少なくないだろう。セキュリティの観点から、社内情報へのアクセスは社内ネットワークからのみ、もしくはVPN接続を通じた会社PCの使用に限られることは多く、この場合、休業中の社員は社内情報にアクセスができなくなってしまう。そのため、休業中の社員への情報伝達には、担当者が私用のメールアドレスや電話番号に個別で連絡するという作業がどうしても発生してしまう。
そんな時、LINE WORKSであれば、手軽にコミュニケーションできるし、社内情報にアクセスすることもできる。休業中の社員には、個人所有のスマホをBYODとして利用してもらうだけでいいので簡単だ。
育児休暇を取っているメンバーでも会社の情報にアクセスできる
復職に向けたやりとりや質問などはトークを活用
休業中とはいえ、伝達事項は発生する。組織変更や人事異動、給与・賞与、セキュリティポリシー変更の通知など、内容は多岐に渡る。メールで送っておくこともできるが、確実に読まれたかどうかはわからない。
電話の場合もお互いの都合が合わず、折り返し連絡が多発する、ということにもなりかねない。話した内容を失念してしまい、確認したくても、相手によっては同じことを二度聞くのは躊躇してしまうこともある。また、口頭だと、言った言わないのトラブルが発生する可能性もある。給与などの手続きに関するやりとりもある休業中の連絡は、テキストで履歴を遡れるようにしておいた方がいいだろう。
休業中の社員と働いている社員が、お互いに相手が「忙しいかな…」と気を遣って、連絡するのを避けてしまうこともあるだろう。そんな時にトークを使えば、お互いに自分の都合がいいときに確認や返信ができる。履歴も残るので、行き違いもない。
とはいえ、休業中の社員にLINE WORKSを常に確認させるのも避けたいところ。そんな時は、休職者専用にグループトークを作り、時々見てもらうようにするとよいだろう。
休職者ともLINE WORKSで気軽に連絡できる
掲示板に手続きなど必要な情報を掲載しておけばお互いの手間が省ける
LINE WORKSで気軽にトークできるとはいえ、同じような内容について都度トークでやりとりするのは手間がかかってしまう。必須の手続きや書類の書き方、FAQなどは掲示板にまとめて掲載しておけば、休業中の社員がいつでも自分で情報を確認できるのでお勧めだ。
トークだけでなく、掲示板も既読がわかるようになっているので、休業中の社員に情報が行き届いているのかどうかも把握できる。
掲示板に休業者に必要な情報を揃えておくと、質問・回答の手間が省ける
休業中の社員のアカウントは「休職」に設定しておく
休業する場合、その人のアカウントを「休職」に設定しておこう。そのアカウントのプロフィールや組織図に休職情報が表示されるようになる。もちろん、LINE WORKSを利用する休業者は、有償プランの課金ユーザー数にカウントされる。
もし、何らかの理由があって、休業者がLINE WORKSにアクセスできないようにしたい場合は、「一時停止」に設定することもできる。
アカウントの「その他」メニューから「休職設定」をクリックする
休業中に必要な手続きは意外と多いもの。円滑なコミュニケーション手段を確保して、お互いの負担を小さくしておきたい。一度環境を準備すれば、その後の運用は楽になるのでぜひ検討してみてはいかがだろうか。
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