仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第142回は、グループトークルームと複数人トークルームの違いと活用方法について紹介する。
似て非なるグループトークと複数人トークルーム
LINE WORKSのトークルームは4種類ある。
・1：1トークルーム
・組織トークルーム
・グループトークルーム
・複数人トークルーム
それぞれには特徴がある。
「1：1トークルーム」はその名の通り、メンバーが1人の相手を指定したトークルームで、1対1でのチャットや音声／ビデオ通話が可能。
続いて「組織トークルーム」もその名の通りで、メンバーが所属している組織単位のトークルームとなる。例えば、営業部や東京本店といった、あらかじめ管理者によって設定された単位で、そこに所属しているメンバー同士がコミュニケーションできる。メンバーの追加や削除、利用する機能は、管理者が管理者画面から行う。
似ているのが、「グループトークルーム」と「複数人トークルーム」だ。どちらも任意のメンバーを招待して作成できるトークルームなのだが、「グループトークルーム」は管理者もしくはグループの作成権限を持ったメンバーのみが作成でき、メンバーの参加や退室も管理者もしくはグループマスターが行う必要がある。
「複数人トークルーム」ではトークルーム内のメンバー全員が他のメンバーを追加できる。もちろん、退室も自由だ。
カジュアルにコミュニケーションするなら、スマホアプリのトーク画面右下にある「＋」をタップすることですぐに始められる複数人トークルームを使えばいい。誰でも作成できるし、メンバーの追加、退室も自由なので気軽だ。
逆に、管理者がメンバーをきちんと管理したいなら、グループトークルームの方が適している。管理者など特定のメンバーが作成する必要はあるが、意図しないメンバーが入ってしまうことを防止できるというメリットがある。
グループトークルームは、グループ作成権限を持つメンバーがアドレス帳から追加できる
複数人トークルームはトーク画面から誰でも手軽に作成できる
グループトークルームと複数人トークルームのどちらもノートや予定、タスク、フォルダといった機能が利用できる。有償プラン（スタンダードプラン、アドバンストプラン）であれば、機能ごとに利用する／しないを選択することも可能だ。
アドバンストプランを契約している場合は、グループトークルームではメーリングリスト機能も利用できる。メーリングリスト機能はグループ専用のメールアドレスを発行して、メンバー全員が同一のメールアドレスでメールを送受信できるようにする機能だ。グループ専用のメールアドレス宛に送られてきたメールはメンバー全員の手元に一斉に届くし、発行したメールアドレスを差出人として返信することで、個人名のはいったメールアドレスを使わずに問い合わせ対応などが可能となる。
例えばイベントの事務局を運営する時など、特定のメールアドレスを公開し、不特定多数とコミュニケーションすることになる際に、メーリングリスト機能があれば、個人のメールアドレスを利用せずに、効率的なメール管理が行えるようになる。
なお、アドバンストプランの価格は月額800円（年額契約）となり、メールの他にDrive機能も利用できるようになる。メールやクラウドストレージを別のサービスで課金している組織は、LINE WORKSのアドバンストプランに集約してしまうと機能が有機的に連動して利便性があがるし、トータルのコストが削減になる可能性がある。気になる場合は、「LINE WORKSそうだん窓口」 に無料相談してみるのも手だ。
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