Sansanは7月12日、クラウド契約業務サービス「Contract One」の新たな機能として「スマート注文書管理」を発表した。
Contract Oneは同社が提供するクラウド契約業務サービス。印刷・製本、押印といった紙の契約書を締結する際に必要となるアナログな作業も含め、契約業務をオンラインで完結できる環境を構築。契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現し、契約業務のDXや企業のリスク管理を進化させるだけでなく、業務効率化やテ レワークの推進、ペーパーレス化も支援する。
同社では、契約業務にまつわる課題をヒアリングするなか、契約書の一部である注文書に関しても受領や保管・管理をデジタル化できず、紙やデータの注文書をFAXや郵送、メール添付などさまざまな方法で受領してアナログで保管・管理している課題が明らかになったという。
スマート注文書管理はこうした課題を解決するべく開発した機能で、アナログな対応が取られていた注文書の受領や保管・管理をデジタル化。なお、スマート注文書管理は「スマート台帳」「スマート判子」とともにContract Oneの主要機能のひとつとなる。
FAXで注文書を受領する場合は、複合機に専用アダプターを取り付けることで取引先が送信したFAXをクラウド上で受信してPDF化し保存。郵送・手渡しで受領した場合は原本をスマホで撮影、もしくは複合機でスキャンしてContract Oneにアップロードする。メール添付で受領した場合はデータをContract Oneにアップロード。
ユーザーがContract Oneにアップロードした注文書の情報は、同社が培ってきたAIと人力を組み合わせた独自のテクノロジーによって正確にデータ化。改正電子帳簿保存法で求められる取引先名や金額などの項目を対象にデータ化し、注文書のデータベースを構築する。
スマート注文書管理機能の利用には有償プランの申し込みが必要となる。詳細はウェブサイトより問い合わせのこと。
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