簡単・スピーディに企業の自動応答システムを構築
どうしても直接話したいという場合は、「電話転送」を利用する。「オペレーターに電話を転送します」のようなメッセージを流して、社員宛に転送できる。任意の転送先を指定できるが、番号に応じた通信料は発生する。転送先は10件まで登録でき、取りこぼしを最大限防ぐことができる。テレワーク中に宅配便を受け取っているときなどに電話がかかってきても、同僚の誰かが出てくれるなら安心だ。
「電話転送」を選び、電話番号とメッセージを入力する
電話履歴は「IVRy」を開けば確認できるが、リアルタイムに電話があったことを知りたいなら、「通知設定」で送信先を選択する。メールに通知できるほか、SlackやChatwork、Teamsといったビジネスチャットや個人向けLINEに送ることもできる。メールの場合はメールアドレスを入力すればいいだけだが、チャットサービスへの接続はWebhook URLやAPIトークンなどの設定が必要になる。
通知設定を行う
受電するとその結果がリアルタイムで通知される
「IVRy」はとにかく難しいことがなく、簡単・スピーディに企業の自動応答システムを構築できることに驚いた。ウェブサイトで予約フォームや販売ページを用意しているなら、そちらに誘導した方がお互いの手間を省けるので効果は大きい。
「営業電話は3を押してください」と誘導し、お断りするか、もしくはメールで資料の送付をお願いするなどしておけば、営業電話への対応から開放される。複数の部門があるなら、ガイダンスからそれぞれの部門に電話をつなぐことで、総合受付の人件費が浮くだろう。「IVRy」はスマホアプリも用意しており、履歴の確認だけでなく、ルールの作成まで行える。テレワークや出張時出もオフィスにいるような対応が取れるのはうれしいところだ。
スマホアプリも用意されている
気になる料金だが、月額3300円に通話料やSMS利用量、電話番号維持費用が発生する。050から始まる電話番号であれば、維持費用は月額550円、着信は2.2円/分となる。
例えば、1ヶ月間で100本の受電がある場合の料金を計算してみよう。対応時間の平均が1分なら2.2×100＝220円。その内の10件を社内の03番号に転送したなら11円/分×対応に5分かかったとすると、10×11×5＝550円。SMSを20通送ったなら、11×20＝220円。合計で、4290円となる。電話対応時間の時給だけでもペイしてしまいそうなほど安い。
人をアサインしたり、他の業務の手を中断して対応するようなことを考えれば、そのコストパフォーマンスはとても大きい。無駄な電話で業務効率が低下している、と感じている企業はIVRサービスの「IVRy」を試してみてはいかがだろうか。
筆者紹介─柳谷智宣
1972年生まれ。ネットブックからワークステーションまで、日々ありとあらゆる新製品を扱っているITライター。パソコンやIT関連の媒体で、特集や連載、単行本を多数手がける。PC歴は四半世紀を超え、デビューはX1C（シャープ）から。メインPCは自作、スマホはiPhone＋Xperia、ノートはSurface Pro3とMacbook Air。著書に「銀座のバーがウイスキーを70円で売れるワケ」（日経BP社）、「Twitter Perfect GuideBook」（ソーテック社）、「Dropbox WORKING」（翔泳社）、「仕事が3倍速くなるケータイ電話秒速スゴ技」(講談社)など。筋金入りのバーホッパーで夜ごとバーをハシゴしている。好きが高じて、「原価BAR」を共同経営。現在、五反田・赤坂見附・銀座で営業中。
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