仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第29回は、LINE WORKSの利用権限を設定する方法を解説する。
メンバーの属性に合わせて利用権限タイプを設定する
LINE WORKSを業務で利用するうちに、利用メンバーが増えてくると使える機能や閲覧権限に差をつけなければならないケースが出てくることもあるだろう。LINE WORKSの管理者画面では、できることとできないことを、メンバーや部署ごとに設定できるが、「社員」「アルバイト」など部署とは異なるくくりで権限設定できたらもっと便利ではないだろうか。
そんなときに知っておきたいのが、「利用権限タイプ」の作成だ。たとえば、「社員」「アルバイト」「内定者」といった権限タイプをあらかじめ作り、権限ごとに、アクセスできる社内の組織図を権限タイプごとに制限できるのだ。
管理者画面の「メンバー」→「利用権限タイプ」で利用権限タイプを編集する。初期設定では「社員」と「アルバイト」が登録されているが、変更や追加もできる（有償プランのみ）
そして、アドレス帳の閲覧制限である「組織図の閲覧制限」という項目で、利用権限タイプごとのアクセス権を設定する。そこまでできたら、あとはメンバー情報の「利用権限タイプ」の項目で該当の権限を登録すれば、「内定者のLINE WORKSアドレス帳には人事メンバーしか表示されない」「アルバイトのアドレス帳には役員は表示されない」といった運用が可能になる。支社など複数の拠点がある場合などにも応用できそうだ。
組織図の閲覧制限も有償のライトプラン以上で利用できる（画面はライトプラン）
管理者画面の「サービス」→「アドレス帳」→「組織図の閲覧制限」を開き、「利用権限タイプ」を選んで「追加」をクリック。デフォルトの「社員」「アルバイト」または作成した権限タイプを選択し、閲覧制限レベルを設定する。
閲覧制限レベルは「閲覧権限なし」、「所属組織のみ」、「所属組織＋指定した組織」の3レベルを選べる
もっとも厳しい「閲覧権限なし」は、LINE WORKSのアドレス帳で本人だけしか表示されない。運用方法によるが、内定者や業務委託などに適用するケースはあるかもしれない。「所属組織のみ」では、「営業部」や「五反田支店」といった部署単位のアドレス帳が表示されるようになる。検索サジェストもこれに連動する。
所属している部署以外に、全社共通の問い合わせ先である「総務部」などを追加したいなら、「所属組織＋指定した組織」を選べばいい。ちなみに、メンバー自身は適用されている利用権限を確認することはできない。
権限タイプごとの閲覧制限が設定できたら、メンバー情報を設定しよう。
「メンバー」タブ＞「メンバー」から個別に編集するか、一括登録のCSVやExcelシートに入れておく
左が何も設定せず全員のアドレス帳が見られる状態で、右が「閲覧権限なし」の設定で本人しか表示されない状態。「所属組織のみ」にすれば、営業部のメンバーのみ表示されるようになる
なお、閲覧権限は後から変更や削除ができるので、組織の変更や異動に合わせて設定を変えることができる。
次回は利用権限タイプごとのサービス利用制限について掘り下げてみたいと思う。
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