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LINE WORKSの管理者権限は他のメンバーにも付与できる

2020年05月27日 11時00分更新

 仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」(ワークスモバイルジャパン)の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第28回は、LINE WORKSの管理者権限を設定する方法を解説する。

セキュリティ上、もっとも重要な管理者権限を割り当てる

 会社や組織で活用するためにLINE WORKSのワークスグループを開設した人は、自動的に管理者となるが、実は後から管理者を追加することもできる。他の仕事もあるのに、管理者だからと新入社員が入ってくる度にメンバー登録の作業を振られても困ってしまうだろう。LINE WORKSでは、1人だけにタスクを集中させないように、複数のユーザーで管理作業を分担できるのだ。

 さっそく、管理者画面にアクセスできる人を各種管理者として任命してみよう。フリープランでは、最高管理者と副管理者、IT管理者、人事管理者の4つが登録されている。

副管理者のほか、IT管理者、人事管理者を設定できる

 「副管理者」は最高管理者と同じく、管理者画面のすべてにアクセスすることができるが、サービスを解約できるのは「最高管理者」のみとなる。「IT管理者」はLINE WORKSの各機能の利用とセキュリティの設定タブのみに、「人事管理者」はメンバー登録に関する設定タブのみに、アクセスできる。

 管理者設定画面の「メンバー」タブを開き、「管理者権限」を選択すると、右側でメンバーを指定できる。検索フォームからユーザーを選び、「権限を付与する」をクリックすればいい。複数メンバーを登録することも可能だ。担当から外す場合は、同じ画面で「権限を解除」をクリックする。付与される権限は「権限の表示」をクリックすれば確認できる。

「メンバー」タブの「管理者権限」で管理者を選択する。「権限の表示」をクリックすれば、与えられている権限を確認できる

右上のフォームからメンバーを検索して、権限を付与する

 なお「最高管理者」は1つのワークスグループにつき1人だが、権限を他のメンバーに委譲することは可能。新規開設したメンバーが責任者でなかった場合や、退職時などに利用しよう。

有償プランなら管理者権限タイプを追加できる

 デフォルトで用意されている4種類とは異なるアクセス権限を作成したい場合、有償のライトプラン以上の場合は、管理者権限のタイプを追加できる。「管理者権限」の設定画面で「権限の作成」をクリックし、利用できる設定項目にチェックすればいい。

デフォルトの「人事管理者」の場合は、基本設定以外に「メンバー」タブしか表示されない

「権限の作成」では、管理者画面内でアクセスできる項目をかなりこまかく設定できる(有償プランのみ)

管理者権限を付与されたメンバーは、メニューから「管理者画面」を選べるようになる

 ちなみに、管理者権限を付与する設定自体が面倒だという人もいるだろう。そんな時にオススメの裏技を紹介しよう。まずは、架空のアカウントを作成する。たとえば、「IT管理者」というというアカウント名のメンバーを作成し、IT管理者の権限を付与する。そして、必要なメンバーで「IT管理者」アカウントのIDとパスワードを共有するというものだ。使い方やセキュリティの考え方によるが、管理者の任命と解除を繰り返すタスクから解放されるというメリットがある。モバイルアプリではマルチログインもできるので、普段使いのアカウントからの切り替えも簡単だ。

人に紐付かないメンバーのアカウントを作成する

アカウントに管理者権限を付与する

 権限をきちんと設定することで、トラブルを回避しながら管理を効率化できる。頻繁に行なう作業でもないので、運用の見直しの際は忘れずに確認しておきたいところだ。

 次回はLINE WORKSの利用権限の設定について掘り下げてみたいと思う。

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