第21回

LINE WORKSで目当てのトークを手間をかけずに見つける方法

2020年03月25日 11時30分更新

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第21回は、手間をかけずに目当てのトークを見つける方法を解説する。

検索機能を使いこなせば、トークルームのさまざまな情報を素早く取得できる

　社内外でLINE WORKSでのやりとりが活性化し始めると、話題やトークルームがどんどん増えてくる。目当ての情報を見つけ出すには、検索機能を使いこなしたい。トークに関する検索を行なうなら、トークルーム一覧の虫目眼アイコンをタップし、キーワードを入力する。この際、長すぎるキーワードだと見つかりにくくなるし、短すぎるとたくさんヒットしてしまい、やはり見つけにくくなる。適切な長さで入力したい。このあたりは、Googleなどの検索サービスを利用する時と同じだ。

　トークルーム一覧で検索する場合は、トークルーム名はもちろん、すべてのトークルームからメンバーやトーク本文、ファイル名などを検索できる。検索するとヒットしたトーク名やファイルが表示されるので、目当ての項目をタップしよう。トークの該当箇所が開き、内容を確認できる。思っていた内容でなければ、左上の←アイコンをタップして、検索結果一覧に戻ることができる。

　検索結果は適合度順で表示されるが、右上のソートアイコンから新着順で表示することもできる。直近で見かけた記憶があるときなどに利用しよう。

トークルーム一覧の検索画面で「営業」と入力したところ。多数のトークルームがヒットした

トークルームを選択すると、その中の検索結果が表示される

検索結果をタップすると該当のトークが表示される

矢印アイコンをタップし、検索結果をソートできる

　キーワードはAND検索も可能。「営業　資料」とスペースを空けて列挙すればいい。ただし、トークルーム名と本文のキーワードを列挙しても、AND検索できないので注意。例えば、ある人と会話した内容を調べるために、「柳谷　資料」で検索しても、トークルーム名のユーザー名と本文の資料は同時にヒットしないので注意すること。

AND検索すれば、検索結果を絞り込むことができる

　特定のトークルームの中で、「あのやりとりはどこだっけ」という場合には、各トークルームの中の虫眼鏡アイコンから検索しよう。そのトークルーム内のトーク本文・メンバー名・ファイル名別に検索結果が表示される。また、スマホアプリでは検索窓の右のカレンダーマークを使えば、見たい日付のトークに飛ぶことも可能。スクロールでさかのぼる手間を省けるので覚えておこう。

トーク本文・メンバー名・ファイル名別に検索結果が表示

　ちなみに、ベーシックもしくはプレミアムの有料プランで利用できる「Drive」の検索では、ファイル名・フォルダ名での検索結果と、ファイル内の本文での検索結果が表示されるのが便利だ。ファイルやフォルダ名の検索が可能。txtをはじめrtf、htm、html、xml、pdf、doc、ppt、xls、hwp、eml、docx、xlsx、pptx、ndoc形式のファイルであれば、本文の検索結果も表示される。

有料プランのDrive検索機能

トークルーム名の変更やピン留めでさらにアクセスしやすく

　複数人を招待してトークルームを作ると、ユーザー名が並ぶだけのトークルーム名が付けられる。一時的な情報交換の場ならまだしも、プロジェクトなどでしばらく使うならトークルーム名を付けて変更しておくことをお勧めする。検索結果で表示された時、どんな内容のトークルームなのかがすぐにわかるようになるためだ。

　トークルーム名を変更するには、まずトークルームを開いて、矢印アイコンをタップ。歯車アイコンを開き、ペンアイコンをタップし、新しいグループトークルーム名を入力すればいい。

ユーザー名が並んでいるだけだと、どんな内容をやりとりしていたのかがわからない

トークルームの設定画面で編集アイコンをタップする

わかりやすい名前を入力する

　トークルームのアイコンが設定されていなかったり、わかりにくかったりしたら、画像を変更しよう。トークルームの設定画面を開き、アイコンに付いているカメラマークをタップ。メニューから「写真を選択」もしくは「写真を撮る」を選ぶ。撮影済みの画像を設定するなら「写真を選択」を選び、画像を開いたら「選択」をタップすればいい。