Web会議を行なうためには意識改革が必要
自宅からのテレワークや外出先でのモバイルワークの実現は、働き方改革をすすめる上で最重要事項だ。どんな些細なこともオフィスへ行かなければ作業できない環境では、通勤や帰社する時間が無駄。外からでもオフィスと同様の作業ができれば、無駄な時間を削減できよりスピーディーに仕事が回る。
テレワークやモバイルワークを実現する課題としていくつかのハードルがあることは確かだ。特に会議を外からでも参加可能にするには、意識改革も必要だし、モバイルワークでも参加できるマシンの確保、そしてどういったサービスを利用すべきかなど、どれか1つ欠けてもうまくいかない。今回は、そうしたWeb会議を実現するためのノウハウを紹介しよう。
まずは意識改革から。オフィスでの会議だと、参加者の顔を見つつ、ディスプレーやホワイトボードを使って発言者が説明するといったスタイルが普通だろう。資料は参加者へ配布され、それを見ながら進行する。しかし、Web会議となるとこのあたりの進行方向が変わってくる。
たとえば、ホワイトボードを利用してきた場合、外部から参加している人には見ることはできなくなる。また、ホワイトボードに限らず、資料をディスプレーに表示していても「これは」とか指差しして指示語を使っても、外部からの参加者には伝わらない。こういった会議の進め方の意識改革をしないと、かえって進行が滞ってしまうだろう。
こうした点をWeb会議のスタイルに改善したいのであれば、会議参加者全員が資料を共有でき、今どこのはなしをしているのかが伝わるソリューションを導入するのがいちばんだ。たとえば、富士ソフトの「moreNOTE」は、ペーパレス化と会議の効率化を促進させるソリューション。発言者がいまどこの資料の話をしているのかが、参加者全員リアルタイムに把握できるため、スムーズに進行できる。別途Web会議を行なうビデオチャットツールは必要だが、組み合わせて利用すればリテラシーの低い人でも活用できるのが特徴だ。資料を共有するソリューションはWeb会議をする上で合わせて用意すべきである。
富士ソフトの「moreNOTE」は、会議単位で資料を保存、検索が可能。会議参加メンバーが資料を見ながら進行しやすいよう工夫されている。資料の公開期限も時間単位で設定でき、パソコン上に情報を残さないこともできる
次に重要なのが音声である。Web会議というとビデオチャット形式で、顔を見せつつ会議を行なうというのが当たり前のような気がしてしまいがち。通常の会議では顔を合わせていることから、顔を見ながらというのは理想ではあるものの、そのために音声が途切れ途切れになってしまっては本末転倒。重要なのは顔ではなく議論なので、音声が途切れてしまったら会議が滞ってしまう。極端な話、電話回線を使って通話するほうが、確実に音声を伝えられるため、Web会議に限らずさまざまなシーンでの最終手段として電話による音声通話が用いられているくらいだ。ビデオをオフにすることでかなり帯域が絞られるため、通信状態が芳しくないときには、音声のみにするのがオススメである。
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