新社会人必見の使いこなしポイント満載 VAIO＆Office2013最強活用術その3

2014年03月24日 11時00分更新

文● 池田利夫（ジャムハウス）　イラスト●中野スカ　撮影●篠原孝志（パシャ）、高橋智　編集●加藤兄

　前回はスギハラ君が仲間との共同作業でプレゼン資料を作り、そしてプレゼン本番に臨みました。一段落したところですが、今回は外出中に書類をチェックする必要があるようですよ。

■15:00 [外出時] 外出先でもOneDriveで資料を更新

　打ち合わせの帰りにカフェでひと息。ところが、今すぐ資料を確認して欲しいと電話連絡が入った。そんなときでも慌てずにOneDriveを活用しよう。資料を共有にしておけば、どこでもチェックでき、同時に編集可能なので、その場で修正もオーケー。さらに、OneNoteを共有すれば、PC以外でも閲覧できるようになる。iOS版、Android版があるので、スマホやタブレットで内容をチェックしたり修正も可能だ。
　ほかの人とファイル共有するのも便利だが、自分が作業中のファイルの保存先も、常にOneDriveにしておくのがオススメだ。自分のドライブにいつでもどこからでもアクセスできるため、移動中に書類を確認したり、必要ならちょっとした修正もできる。また、取引先に向かう途中に書類を持ってくるのを忘れたことに気づいても、手元にあるスマホやタブレット、PCに表示さえしておけば、内容を確認しながら打ち合わせができる。必要ならファイルを共有して、相手に見てもらうといった使い方もできる


場所や端末を問わずファイルを閲覧する
↑OneDriveとOneNoteを活用すれば、いつでもどこでも作業できる。PCだけじゃなく、スマホやタブレットからも利用できるところが便利。メンバーを追加すれば共同作業も◎。


Office Onlineで同時編集
↑ブラウザーでOneDriveにアクセスして、共有ファイルを確認。Excelが入っていないPCでも、Office Onlineを使えば、ブラウザー内で簡単な編集ができる。


ほかの人と共同編集
↑OneDriveにアップしたファイルには、複数人でアクセスが可能だ。たとえば、上司と内容を確認しながら、同時に編集して書類を仕上げることも可能だ。


スマホでOneNoteを編集
↑OneNoteには、iPhoneやAndroid用のアプリを用意。モバイル環境でも、PCで作成した書類を取り出せる。

冴子先生のワンポイント
　8.1用OneNoteアプリを使おう



↑8.1用のOneNoteアプリ版は無料で使えます。タッチ操作に特化したリングメニューは便利ですよ。

■Holiday! [休日] のプライベートでもOfficeが大活躍

　仕事だけでなくプライベートでもOfficeを活用しよう。
　たとえば、OneDriveの共有機能を使って、パーティーの準備を友だちといっしょに進めよう。まずはインターネットからダウンロードしたレシピをOneNoteに貼り付けて共有。複数人でひとつのファイルを見ることで、誰が何を作るとか材料を買ってくるといった作業分担を、みんなで確認しながら進められる。さらに、会場までの地図情報をノートに貼り付けるのもいいだろう。さまざまな情報をひとつのノートブックにまとめておけるので、必要なことをすぐに誰でも確認できる。パーティーが終わったら、写真やコメントも共有しあって、楽しかった思い出を残しておこう。
　さらに活用したいのが、“Officeスタイルカタログ”で提供されているテンプレート。ビジネスに限らずプライベートでも使えるExcelやWordのテンプレートが充実している。オススメは今はやりの“美文字”レッスン。タブレットにExcelの練習帳を表示させ、スタイラスペンで文字を練習できる。


パーティーの打ち合わせもOneNoteで
↑パーティーの準備もOneNoteとOneDriveの活用でバッチリ。レシピや作業の分担情報を共有しよう。各自が事前に準備を進めていけるので、当日の盛り上がりは間違いなし。


ウェブの情報をそのまま貼り付け
↑レシピの情報を見つけたら、OneNoteに貼り付けよう。ウェブページを表示した状態で、“OneNoteに送る”を選択すると、画像として貼り付けられる。


名刺やお店の情報を管
↑OneNoteを名刺管理にも活用しよう。名刺を受け取ったらその日のうちに撮影してOneNoteに貼り付け。会社名や名前で検索すれば、すぐに取り出せる。


ペンを使って美文字練習
↑美しい文字を書けるようになりたいなら、Excel向けのテンプレートを利用しよう。お手本の文字をなぞって練習したら、マス目を埋めるまで書き込んでみよう。