moreNOTEで始める「働き方改革」

第4回

簡単操作を謳うペーパーレスシステムはどのくらい簡単なのか？

moreNOTEが実際めちゃくちゃ簡単に使えるものだった件

ブラウザーからアップロードするだけで資料を一元管理

　資料をアップロードするには、ブラウザーを利用する。自分のアカウントでログインすると、コンテンツ管理タブがあり、そこにサーバーに保存されているファイルが表示される。フォルダーごと管理するようになっており、フォルダーを作成してその下にファイルをアップロードする。

　ファイルアップロードは、ボタンを押し、表示されたクライアントPC内のフォルダからアップロードするファイルを選択するだけと、ブラウザーを使った一般的なファイルアップロード方法と同じ。フォルダ作成もボタンひとつで行え、階層化も可能で、Windowsのエクスプローラーと同様の感覚で操作できる。どちらも、ブラウザーを使ったことがあれば、誰でも簡単に行えるだろう。

　有線ネットワーク接続の状態で、実際にいくつかのファイルをアップロードしてみたが、2MB程度のPDFならほぼ一瞬でアップロードが完了する。Wi-Fiを利用したモバイル環境であっても、数秒でアップロードされるので、外出先で資料を作成・更新してアップロードするのも難しくないだろう。

ログインすると、コンテンツ管理画面が表示される。ここでファイルのアップロードや管理を行なう

　フォルダーは「Public」と「Private」の2種類があり、前者はアクセスできる人を指定が可能。後者は自分だけのフォルダーで、ほかの人からはアクセスできない。

　「ファイルの追加」をクリックすると、ファイル選択のダイアログが表示されるので、ファイルを選択して実行するだけ。複数のファイルをまとめてアップロードもできる。閲覧者の設定や期限、会議での使用については後述する。

ファイルは「ファイルの追加」にドラッグするとドロップゾーンが表示されるので、そこへドロップしてもいい

　クラウドサービスの場合は、アップロードされた資料はすべて国内にある富士ソフトのサーバーに保管されるため、海外のよくわからない場所で管理されているのと違い、所在がわかっているぶん安心して任せられる。