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まだ大量コピーしたり、勝手にクラウドストレージで共有してるの?

シャドーITの懸念を払しょく! 会議資料を一元管理することの意味

2019年09月27日 11時00分更新

 先の首都圏を襲った台風は、甚大な被害をもたらした。鉄道網は麻痺し道路も大混雑。そんな中でも会社へ向かおうとする勤勉サラリーマンの姿が報道各社によって映し出された。内閣が働き方改革を訴えてはや2年、いまだモバイルワークやテレワークに二の足を踏んでいる企業にとって、早急に本格導入すべきときだと痛感したのではないだろうか。

 こうした自然災害だけでなく、2020年夏には東京で世界的なイベントが控えている。道路も電車も規制され、通勤難民が出ることも考えられる。大事な会議なのにメンバーが揃わない! 今回は、そんな悩みを一気に解決できるソリューションである富士ソフトの「moreNOTE」を紹介しよう。

シャドーITを排除し会社内で統一した資料共有環境を

 moreNOTEは、ITに疎い人でも簡単に扱えることを目指した、セキュアなペーパーレスシステムだ。共有したい資料を専用サーバーで一元管理し、Windows PCはもちろん、スマホやタブレットなど、認証されたデバイスからであれば、オフィスのデスクや自宅のPC、移動中のスマホなど、どこからでもアクセスして利用できる。そのため、通勤困難時でも、自宅から会議室にいるのと遜色ない環境で他の参加者と同じ資料を閲覧しながら遠隔からの会議参加が可能になる。

PC、タブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスに対応

 会議体の開催において必要不可欠なのが参加者への資料共有。社員どうしでの資料共有には、社内にファイルサーバーを立てる、クラウドストレージを活用する、あるいはUSBメモリーをやり取りするなど、さまざまな手段が用いられるが、情報管理やコンプライアンスの厳格化を求められる現在の企業において懸念されているのが、シャドーIT問題だ。

 シャドーITとは、企業や組織が把握せず、従業員が独自に業務で利用しているデバイスやアプリケーション、クラウドサービスなどのこと。企業で扱う情報は機密性の高いものも多く、これが漏洩しては大問題だ。会社全体のシステムやデバイスを管理している情シスや管理部署が知らないところで、社員どうしとのやり取りとはいえ、うっかりセキュリティの甘いサービスなどを利用されては、情報漏洩リスクを食い止める手立てがない。セキュリティ上、非常に重大な問題だ。そこで、セキュアな社内の情報共有の要としてもおすすめしたいのがmoreNOTEなのだ。

 moreNOTEのサーバーに保存される資料はすべて暗号化され、閲覧はmoreNOTEアプリを通してのみ行える。また、閲覧者の記録が残り、閲覧しても各デバイス上には情報が残らないため、たとえデバイスを紛失したとしても情報漏洩することは極めて低いのが特徴だ。このシステム導入することで、管理部署が共有される資料を一元管理できるため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できるのだ。

moreNOTEで管理する資料は独自の国内クラウドサーバーに保存され、一元管理される

Web会議+moreNOTEで資料共有がはかどる

 moreNOTEがもっとも活躍するのは会議の場。

 会議では、発表者ごとに資料が用意され、それらを閲覧しながら行なわれることが多い。資料をすべてプリントアウトして出席者全員に配り、ディスプレーやプロジェクターにその資料を写して会議を進行する──。よくある従来型の会議の姿だが、資料は会議のギリギリに完成することも多く、準備するのも一苦労。また、一部変更した場合は、資料作りのやり直しや別紙の作成を強いられることもしばしばだ。この一連の作業は、紙も時間も無駄であることを認識すべきだ。

 そんな無駄をなくすのが、moreNOTEだ。moreNOTEを利用した会議では、用いる資料はすべてmoreNOTEのサーバー上にアップしておくだけ。会議の開催日時を指定し、参加するメンバーを選択するだけで会議の準備は終了。会議では、参加者全員がmoreNOTEで最新の資料を閲覧できるようになる。もちろん、会議参加者以外には閲覧権限が付与されないので、重役会議など、高度に機密性の高い会議で用いられる資料は、社内といえども他者に漏れることはない。

 さらに、会議中は、発表者が資料を使ってプレゼンすると、閲覧者全員のデバイスで表示が同期される。ページめくりはもちろん、手書きで資料に書き足すことも可能で、今資料のどこに注目すべきなのかも把握できる。もちろん、いつでも確認のために同期から抜けて、個人的な閲覧も可能だ。

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左からiPad、Windows、iPhoneでの資料の見え方。プレゼン者の手書き(ペン)入力も手元の資料に反映されるので、その資料のポイントを全員が把握できる

 この機能のメリットは、モバイルワークやテレワークといった会議室外から参加する場合だ。プレゼン資料をリアルタイムで見ながら会議に参加できるため、カメラに資料を映したりする必要もなく、スムーズに進行できる。

 Web会議システムは何を使っても構わないので、今使っているシステムにmoreNOTEを加えるだけで、会議の質を大幅に変えることができるのだ。

 会議で使われた資料は、もちろんあとから閲覧することも可能だ。「あの時の会議の資料どこだっけ」という事態でも、会議の日付さえわかれば、カレンダーから目的の会議を見つけ、そのとき利用された資料を閲覧することができる。また、検索機能も用意されているので、キーワードによる検索で見つけ出すことも可能だ。

会議が行なわれたスケジュールがカレンダー表示で確認できるため、資料を見つけやすい

 資料を、社員だけでなく、取引先の担当者にも見せたいときがあるだろう。そんなときは、公開期間や閲覧できる人を指定して、共有することもできる。閲覧用のURLが発行されるため、相手に伝えるのも簡単。もちろんダウンロードはできないので、セキュリティはしっかり確保される。

モバイルワークでもオフィスライクな作業環境に

 富士ソフトのmoreNOTE ソフトウェア開発リーダーである戸室正和さんは、開発リーダーとしての多忙な業務もこなしながら、家では育児も担う育パパだ。そのため、在宅勤務と出社しての業務を効率よく行っている。

 基本的には、社内メンバーとの打合せは出社時に行うようにしているが、家族の都合や、先の台風直撃時など、急な出社困難時には、たとえ打合せの予定があっても、打合せの予定をずらすことなく、自宅からmoreNOTEとGoogleハングアウトを使ってミーティングに参加できている。

 家でも会社とほぼ同じ環境で仕事ができ、たとえ外出先であってもモバイルを通して会議参加できるので、富士ソフトでは、基本的に会議の時間をずらしたり開催を延期するといったことは行われないのだという。

富士ソフト「moreNOTE」ソフトウェア開発リーダー 戸室正和さん。自宅での作業でも、育児と並行して、オフィスにいるのと遜色ない生産性が可能に

 会議の資料を紙で配ったり、メールで送るのはもう過去の話だ。moreNOTEは、効率のよい資料管理と会議進行をサポートし、誰もが迷わず利用できるシステムだ。シャドーITを排除し、オフィス外ワークを実現するmoreNOTE。生産性を高めるためにも、ぜひ導入を検討してみてはいかがだろうか。

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