ITリテラシーに関係なく使いこなせるmoreNOTEで完全ペーパーレス化を実現！

2019年10月24日 11時00分更新

　働き方改革が叫ばれて以降、我社でも推進しようと旗を振っているのは、若い社員ではなく50代以上の経営層がほとんどだろう。これまでの慣例に縛られず、いかに改革できるかは、意識改革が重要だが、ITの活用も不可欠だ。

　しかし、新しいツールを導入した場合、若い社員は柔軟に対応できるものの、50代以上のアナログ世代と呼ばれる中高年層にとっては、その利用法を覚えるだけでも一苦労だろう。改革はしたい、しかし、扱いづらいものを導入するのは抵抗がある。そんな板挟みに遭っている企業は少なくないはずだ。

　企業内の働き方改革を進める上で、まずペーパーレス化や会議刷新に着手する企業が多いという。パソコンやタブレットが普及するなか、せっかく電子化されているものをわざわざ印刷して共有するというのは、無駄が多く改革することで効果が可視化しやすいからだ。ただ、パソコンの使い方にあまり詳しくなく、今から新しいシステムに馴染めるか不安のあるユーザーは一定数必ずいる。そんなユーザーでも簡単に使いこなせるペーパーレスソリューションがある。それが、富士ソフトの「moreNOTE」だ。

↑紙に印刷した資料がいちばんと考える世代の人たちにとって、すべてをパソコンで完結するようにすると抵抗しがちだ

会議から紙資料を排除することがベースのmoreNOTE

　「moreNOTE」は、会議を効率化するために、まず配布する紙資料をなくすことから考えられている。わざわざ配布する資料を用意するため、事前に大量のコピーを作成するという無駄な時間と資源を削減するだけで、かなりの生産性が上がる。特に、テレワークの導入が推進されるなか、Web会議を行なうにあたり紙資料は障害だ。データとして共有することで、テレワーク時の障害も解決する。

　資料を共有する際に考えられたのが、フォルダー単位で管理するだけでなく、会議単位で資料を紐づけ、管理・閲覧できるという仕様だ。カレンダー形式で会議の予定が表示され、過去の会議も見つけやすくなっており、「あのときの会議資料はどこにあったっけ？」とか、「明日の会議資料を事前に確認したい」と思ったときも、カレンダーなら迷わず見つけ出せる。

↑カレンダー表示で会議ごとに資料を紐づけて管理しているから、見やすく資料も探しやすい

　会議で共有する資料は、同期機能によって会議中全員が発表者と同じ画面を閲覧できるため、ページを探す必要もなく、いまどこに注目しているかもわかる。発表者は、ページめくりだけでなく、手書きで資料に書き加えられ、同期している全員に反映されるため、たとえばWeb会議で会議室にいなくても、資料の注目点を確認しながら参加できる。

↑プレゼンのとき、注目してほしいところは手書きで書き込める。同期していれば観ている側にも反映される

　誰でも利用できるよう、極力簡単なUIを心がけており、ペン入力により資料へ手書き入力も可能なことから、キーボードを打つよりサッと書け紙資料とあまりかわらずに扱えるのもポイント。

　もちろん、セキュリティは万全で、データはすべて国内の専用サーバーでクラウド上に保存される。保存されたデータはすべて暗号化処理されており、moreNOTEアプリからでしか閲覧できず、たとえモバイルワークでパソコンを紛失したとしても、パスワード認証、端末認証の2段階備えているので、情報を保護できる。

　また、共有された資料には閲覧権限を設定でき、会議参加者のみとか、プロジェクトメンバーのみ閲覧可能にする、といった柔軟な公開範囲を設定できるので、重役のみに共有されるような取締役会議の資料の内容が社内漏洩する心配もない。

　会議だけでなく、さまざまな資料の保存先として活用も可能。資料を探し出す際にテキスト検索が可能なので、クラウドストレージでの共有よりも素早く見つけ出せる。バソコンだけでなく、iPadなどのタブレットやスマホでも利用できるため、いつでもどこからでも資料へアクセス可能。ペーパーレス化をスムーズに行なえるはずだ。

↑検索は全文検索が可能。キーワードを入力すれば資料を横断的に検索し、結果を表示してくれる

「moreNOTEなら誰でも使いこなせる」は本当か？

　と、ここまでmoreNOTEについて話しても、ホントに簡単にできるの？　と疑問に思うかもしれない。実際にmoreNOTEを導入している企業の声をお届けしよう。

フォルダー形式で資料を探し出すのはとても困難だったが、カレンダー形式でクリック回数も少なく目的の資料へたどり着けるところが非常に便利（50代経理部長）

年配者は新しい技術についていけいが、プライドは高いので使えないなどと口に出して言えないため、見やすく簡単なUIは本当にありがたい（60代営業部長）

人間の記憶は時系列がいちばん思い出しやすく、フォルダーで分類されるよりカレンダーで検索できるのは思い出しやすく、アナログ的なところがありがたい（50代総務部長）

会議中に使うボタンは2つしかなく、「顔アイコン」は発表する人、「耳アイコン」は聞いている人とパッと見てわかりやすく、操作に迷うことがない（50代役員）

※いずれも富士ソフト調べ

　上記は一例だが、ITリテラシーがあまり高くない中高年層にとっても、moreNOTEは操作が難しくなく、アナログに近い面もあって、使えると答えている人が多い。

　資料を共有するといったとき、たとえばクラウドストレージを利用する場合は、企業が利用するルールを設け、それにしたがってフォルダーを構築して資料を保存することになるが、全員が全員そのルールを守るとは限らない。そうなると、ごちゃごちゃした中から特定の資料を探す必要があり、しかも操作の自由度は高いかもしれないが、かえって煩雑になって使い方がわからなくなるという悪循環に陥りやすい。

　その点moreNOTEは、会議を主軸にし、カレンダーで資料を自動的に分別しているので、「会議で使った資料」という紐付けされる。このため、会議の開催日や議題さえわかっていれば、簡単なステップで見つけられるし、会議で使った資料はすべてmoreNOTEで管理しているという安心感があるから、資料を印刷して保管しておく必要もない。

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↑検索は資料内の検索も可能。付箋機能も用意されているので、指示を別の資料からコピペすることもできる

刷新の痛みを最小限にペーパーレス化を実現するmoreNOTE

　ペーパーレス化を目指すソリューションは数多く存在するし、資料を保管して共有したいのであれば、クラウドストレージを利用すれば実現することは可能だ。ただ、簡単なUIでパソコンがちょっと苦手だという人でも、少し使い方を勉強するだけで利用できるようになるmoreNOTEは、導入障壁をグッと下げるソリューションと言える。

　働き方改革を進めるには、柔軟に対応できる若い従業員を基準にするのではなく、既成概念が強く、ちょっとITに弱い年齢層の高い部長や役員クラスの人たちが、導入に前向きになる簡単操作のソリューションを導入することが成功につながる。生産性を向上させ、コピー紙の無駄を大幅に削減するmoreNOTEは、ペーパーレス企業への第1歩としてうってつけなのだ。