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仕事の生産性を高めるためにOffice 365を選ぶ

Office 365+VAIOで働き方改革を推し進めてみよう

2019年04月08日 09時00分更新

 働き方改革により、モバイルワークやテレワークが浸透している企業が増えてきているが、1人1台という時代はもう古い。パソコンにスマホ、タブレットを会社から支給されたり、自宅にあるマシンでも利用したりと、1人で複数台所有しているのは当たり前。そうなると複数台のマシンにインストールして利用できるのは非常にありがたい。また、スマホ版やタブレット版は無料でも提供されているが、閲覧しかできない。編集をしたい場合はOffice 365を利用する必要がある。

 スマホやタブレットでも基本的な編集は行えるので、簡単な作業ならパソコンを広げなくても作業ができる。どんな環境でもどんな場所でもあらゆる状況の中でも作業できるというのは、働き方改革では重要なことだ。ちょっとした作業のために、わざわざ外出先から会社へ戻らないとなれば、時間の無駄である。

↑ブラウザー版(左)とスマホ版の画面。どちらもデスクトップ版と同様に編集ができる

 作業するファイルは、OneDrive上にあげておけば、いつでもどこでもアクセスできる。なによりWindowsとシームレスにファイルへアクセスできるため、ローカルで扱っているかのように作業できる。最近のモバイルノートは、SSDが主流のため、大容量というわけにはいかない。そんなときでも、OneDrive上にあるファイルをすべてダウンロードすることなく、必要なファイルだけダウンロードする仕組みが用意されている。このため、たとえ容量の少ないストレージであっても逼迫せず、かついつでもすべてのファイルにアクセスできる。

↑Windows 10にはあらかじめOneDriveの機能が組み込まれており、ローカルとシームレスでファイルを扱える。雲のマークはクラウド上にのみファイルの実体がある

↑利用できる容量は1TB。これだけあれば、かなりデータを保管できる(画面はOffice 365 Solo)

 ファイルを共有しようとしたときも、メッセージアプリやメールにファイルを添付するのではなく、Windows上から手軽に共有リンクを作成し、そのURLを貼るだけ。もちろんアクセス権も設定できるので、セキュリティー的にも安心だ。

↑共有したいファイルやフォルダーを、右クリックして「OneDriveリンクの共有」を選択すれば、URLをコピーした状態になる。あとは、メッセージやメールなどに貼り付けるだけ

 共有したファイルは、複数のユーザーが同時に編集作業できる。誰が作業しているかもわかり、編集をブロックしたり制限をかけたりすることも可能。定期的にバックアップを取っているため、バージョン履歴で保存された過去のデータを取り戻せる。編集しすぎてもとに戻したいといったとき便利だ。

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