会議や打ち合わせの負担を軽減するにはIT活用が有効
となるとやはり（1）の時間をどう調整していくかが課題になるのは明白だろう。会議や打ち合わせの時間を減らす方法にはいくつかのポイントがある。
まずは「会議・打ち合わせ自体の削減」だ。本当に必要なのかを検討し、絞り込む必要がある。次に「会議時間の削減」だ。事前に論点を絞り込み、終了時間を決めて効率よく時間を使う必要がある。「出席者の絞り込み」も有効だろう。
会議の出席人数が増えれば、全員が発言する機会は減る。発言がないのであれば、会議には参加させず、結果だけを伝えることでも目的を果たせる。参加人数が増えると、話が脱線して、会議により多くの時間がかかることもある。これらは組織の時間効率を高めるという観点でも意味がある。
盲点になりがちだが、打ち合わせのために生じる移動時間も短縮すべきだ。遠くない距離でも、前後の往復になれば1時間程度のロスを見込まなければならない。業務に使える1日の時間を想像以上に圧迫してしまう場合が多いだろう。
チャットツールなど、会議や打ち合わせの頻度を減らし、代替できるソフトやサービスが多数存在する
幸いなことに、ITの活用はこうした負担を減らしてくれる。会議の内容が「議論」ではなく「報告」が中心なのであれば、メールを活用したり、資料をクラウドに上げて各自が目を通すようにする方法もとれる。これに基づいた疑問や課題が発生した際には、チャットツールなどを利用して、担当者に直接聞いたり、論点を事前にあぶりだすこともできる。そのためには、LTEなどで常時つながる状態を確保しておけば効率的だ。本当に必要な議論や、決めるべき内容、そのために誰が議論に参加すべきかが意識化されれば、必要な人員の参加に絞った短時間の会議が実施可能だろう。
また、時間を決めて打ち合わせする場合でも、ウェブ会議などを活用すれば、移動時間の削減が可能だろう。アポイントとアポイントの間の隙間時間も減少し、より効率的に1日の仕事を終えられるはずだし、自分のタスクをこなす時間を確保しやすくなる。
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