準備も大変、読むのも大変！紙だらけ会議をペーパーレス化ですっきりしましょう

2018年03月28日 09時00分更新

　私は戦略プロジェクトの事務局担当。明日は朝一番で会議だ。スムーズな会議の運営も事務局の大事な仕事……。って、もう夕方5時を過ぎているのに、いまだに明日の会議資料が集まってないよ！

　これから、参加メンバーから会議資料のデータを集めて、複合機で印刷して製本すると、仕事が終わるのは何時だ？途中で複合機が紙詰まりすると困るから、最後までついていないといけないしなぁ。しかし、かなりの分厚い資料だけど、皆ちゃんと見るのだろうか。。。

　会議では、その日の議題や目的の共有、提案内容、審議事項、進捗報告など、様々な情報がやり取りされます。手持ちの資料として書き込んだり、後で確認したりなど、紙の資料の方が適したものもあります。しかし、全てを紙の資料で用意しようとすると、前述のストーリーのように準備に時間やコストがかかってしまいます。会議の資料によっては、事前のデータでの配布や画面投影だけのいわゆる「スクリーンオンリー」での表示などを組み合わせて、ペーパーレスにすると効率的になります。

　また、別の視点で考えると、紙の資料は情報漏えいのリスクもあります。漏えい経路については、不正アクセス等によるネットワーク経由が多いと思われがちですが、実は件数では紙媒体が47％を占めており、セキュリティ対策としても紙の資料へは配慮が必要なのです。

※日本ネットワークセキュリティ協会「2016年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」より

　今回は、会議資料をペーパーレス化して、準備に関わる工数の削減や効率的な情報共有に役立つICTツールの活用方法についてご紹介します。

データ共有を習慣化することが第1歩

　ペーパーレスを進めるにあたっては、会議資料をデータで共有することを習慣化することがポイントです。まずは、参加者への資料データの事前配布を心掛けましょう。会議の目的や当日の意見交換のポイントの共有など、参加者に対して事前の内容理解や課題の検討などを促し、当日の紙資料の配布も不要にしますので一石二鳥です。

　この連載で何度かご紹介しているパソコン画面のプロジェクターやディスプレイへの投影を積極的に活用しましょう。すぐにプロジェクターやディスプレイが使えるように会議室へ常設することや、映像ケーブルを使わずどの席からも無線で投影できるワイヤレス投影機器を活用して、会議資料を画面投影することを日常的に行える環境を整えましょう。

会議のペーパーレス化は、プロジェクター投影から。常設することで使いやすくなる。

ワイヤレス投影機器「ClickShare」で資料を配布せずに簡単に表示する。

　タブレットを利用する「ペーパーレス会議システム」を利用することも、紙資料の削減に役立ちます。予め会議サーバーに会議データを登録し、各タブレット端末から仮想の会議室に参加して、全員で同じ資料を閲覧できます。専用のペーパーレス会議システムでは、発表資料のページ送りの同期ができるので、参加者の発表資料への集中を促すことが可能です。また、画面に表示された資料への電子ペンでの書き込み、保存など、紙の資料の良さを生かした機能を持つものもあります。