Gmailをメインの登録先や連絡手段として使っているユーザーは多いかと思いますが、ちょっと設定を加えるだけでさらに便利になります。ライターの島徹さんが日常生活でも役立つGmailのTipsをご紹介。
Gmailと自動化サービスを組み合わせると
ウェブサービスやIoT機器との連携が可能に
Gmailは非常に便利なサービスですが、基本的には利用者がアプリでメールを送受信することに特化しています。たとえば、重要なメールを自動的に他社のメッセージツールへ投稿したり、特定の条件でメールを自動送信するといった機能はありません。
ですが、「IFTTT（イフト）」などに代表される自動化サービスを利用すると、他社のウェブサービスやスマホの機能と連携した自動処理を利用できます。この連載でも以前、Flowを使った添付ファイルの自動保存方法を紹介しました。今回は、これらGmailを活用できる自動化サービス入門として、3社のサービスをご紹介します。
初心者に最適！ 日本発で使いやすい
■「myThings」
「myThings」は、Yahoo Japanが提供する個人利用では無料の自動化サービスです。日本語対応で、iOS/Androidアプリから利用できます。「○○したら○○する」という形式のテンプレートを使うか、○○に入るサービスを設定するだけなので、初心者でもすぐに使いこなせます。
特徴は、Yahoo!の天気や防災速報、ヤフオク！などのサービスと連携できる点。特に、雨の予報や警報時にGmailなどで自動通知したいといった際に便利です。また、IoT機器や日本発のウェブサービスとの連携も豊富。細かい処理に対応していないといった弱点もありますが、シンプルな通知などはいちばんカンタンに作れます。
myThingsなどの自動化サービスは、実行の始まりとなるトリガーの条件と、結果のアクションを設定して利用する。画像のテンプレートは、スマホが会社の位置に到着すると、指定した相手へGmailを自動送信する内容となっている
マイクロソフトの機能や細かい設定に強い
■「Microsoft Flow」
Microsoft Flow（以下Flow）は、マイクロソフトが提供するビジネス向けの自動化サービスです。PC版ブラウザーまたはiOS/Android/Windows 10 Mobileアプリで利用できます。基本無料で月に750回ぶんの処理（チェックは15分ごと）を利用できるほか、日本語対応なので個人でも気軽に利用しやすいです。
以前にご紹介したGmailの添付ファイルをストレージに自動保存する設定のほか、Gmail文面をExcelやGoogleスプレッドシートに記録するなど、業務向けのテンプレートも用意されています。また、自動化処理のフロー内容の編集はやや複雑ですが、そのぶんかなり細かく設定できます。連携サービスはマイクロソフトのOfficeやAzure関連のほか、Slackなどビジネスツールの対応が豊富です。
Flowのテンプレートはビジネス向けが中心。Gmailのテンプレートも、添付ファイル保存のほか、文面の集計やSlackへの投稿などが用意されている
代表的な自動化ツール、連携サービスが多い
■「IFTTT」
IFTTT（イフト）は自動化ツールとして特によく知られたサービスで、世界中のさまざまなウェブサービスやIoT機器が対応している無料のサービスです。ただし、基本的に英語のサービスなのでやや取っつきづらさはあります。利用はPC版ブラウザーまたはiOS/Androidアプリに対応しています。
利用はSerchからGmailを検索して使いたいテンプレート（Applets）を探して設定するか、またはテンプレートを新規作成できます。新規作成の場合は、「if this then that」のthisとthatに当てはめる形で、○○のアクションをしたら○○のトリガーを実行する、という形で設定します。
IFTTTのテンプレートは英語前提のものが大半。そのまま使えるものもあるが、連携サービスが日本非対応で使えなかったり、スマートスピーカーだと話しかけるキーワードを日本語にするなど手間が必要な場合がある
自動化サービスにはこのほかにも「Zapier」などがありますが、今回は日本語対応のサービスと、ノウハウの多いIFTTTを紹介しました。Gmailに限らず、スマホの通知機能やTwitter、LINEなどのサービスとも連携でき、使い方は無限大です。新年を機に、自動化サービスを試してみてはいかがでしょうか。
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