見積書から発注書、納品書、請求書、領収書に変換できる
見積書や発注書を作成した後、ビジネスが進んで次の取引に進む場合、ほぼ同じ内容で注文請負所や納品書、請求書、領収書などを作成していくことになる。この内容を手作業で行なっていては面倒だし、食い違いなどのミスも発生する。Makeleapsなら、それぞれの書類をほかのフォーマットに変換する機能を用意しているので、手間がかからない。請求書からその前の手順である見積書を作成することも可能だ。
「変換」メニューから変換する書類を選ぶ
同じ内容で指定の書類が一瞬で作成できる
安全に送付できる「セキュア送信」ならキャンセルも可能
作成した書類はPDFファイルでダウンロードできる。メールに添付して送ってもいいし、印刷して郵送してもいい。しかし、メール添付だとセキュリティーに不安が残るし、印刷・郵送は手間がかかる。そこで、Makeleapsは2つの便利機能を用意している。
メール送信でいい取引先なら「セキュア送信」を利用したい。同社のサーバーからSSL暗号を利用して送信され、常時バックアップされているので安心できる。しかも、取引先がURLを開くまではキャンセルできるというのもありがたい。しかも利用は無料。使わない手はない。
送付したい書類の「送付」メニューから「送付する」を選択する
内容とあて先を確認して「書類を送付」をクリック
相手はメールのURLをクリックするだけ
PDFが表示され、ダウンロードできる
書類のメニューから「セキュア送信をキャンセル」をクリックする
URLが無効化される
今でも請求書は郵送で、というところは多い。そんな時は、郵送サービスを利用できる。1メールポイントで1通の郵送が可能。印刷して封入して、投函までしてくれるのだ。切手や封筒、印刷代、用紙代など全部含めて、1メールポイント160円というのは激安だ。メールポイントは10ポイント単位でクレジットカードもしくはPaypalで購入できる。
実際に自分あてに送ってみたところ、住所ページと送付状、そして指定の書類が同梱される。書類はもちろんまったく問題なし。封筒はややチープに感じたが、ビジネスで請求書を送るだけなのだから、これはこれでOKかもしれない。
「送付」メニューから「送付する」を選択する。メールポイントがないなら、「メールポイントの購入」をクリックする
「郵送」にチェックして、「書類を送付」をクリックする
メールポイントは1ポイント160円で、10ポイント単位で購入できる
実際に届いた書類。もちろん、問題ない仕上がりだ
金融機関や会計サービスと連携し売上や入金管理もできる
以上で個人事業主が書類を手軽に送付するまでの機能を一通り紹介した。さらに、Makeleapsはさまざまな機能を搭載している。売り上げや送付した請求書の案件で入金があるかどうかを管理したり、複数のメンバーで共同作業したりできる。入金消込は銀行口座の情報を取り込みもサポート。全国99%以上の金融機関に対応しており、簡単に処理できるのが便利だ。
請求書の支払いをクレジットカードで受け付ける「MakeLeaps カード決済」もユニーク。支払い側はいつでも処理でき、振込手数料が不要だし、クレジットカードのポイントが貯まるというメリットがある。受け取り側は最短5営業日でお金を受け取れるし、入金の消込作業は自動化できる。手数料も3.6％と良心的だ。
楽天銀行の法人ビジネス口座やEvernote、YAYOI SMART CONNECTなど、さまざまなサービスとも連携しており、隅々まで解説するだけで1冊本が書けそうなほど。
現在もMakeleapsでは日々機能の改善や新機能の追加が行なわれており、ユーザーとしてはうれしいところ。筆者もまだまだ全機能を使いこなしているわけではないが、請求回りはMakeleapsで済みそう。今後もどんどんほかのウェブサービスとも連携し、便利に進化していっていただきたいところだ。
筆者紹介─柳谷智宣
1972年生まれ。ネットブックからワークステーションまで、日々ありとあらゆる新製品を扱っているITライター。パソコンやIT関連の媒体で、特集や連載、単行本を多数手がける。PC歴は四半世紀を超え、デビューはX1C（シャープ）から。メインPCは自作、スマホはiPhone＋Xperia、ノートはSurface Pro3とMacbook Air。著書に「銀座のバーがウイスキーを70円で売れるワケ」（日経BP社）、「Twitter Perfect GuideBook」（ソーテック社）、「Dropbox WORKING」（翔泳社）、「仕事が3倍速くなるケータイ電話秒速スゴ技」(講談社)など。筋金入りのバーホッパーで夜ごとバーをハシゴしている。好きが高じて、「原価BAR」を共同経営。現在、五反田・赤坂見附・銀座で営業中。
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