柳谷智宣の「スタートアップDive!」

第36回

見積・請求・入金管理の負担を軽減！「Makeleaps」を体験してみた

取引頻度が低いならアーカイブ機能を賢く利用する

　続いて、取引先を登録する。個人プランでは取引先は最大10社。法人プランは11社以上が追加料金となり、上限はなし。ただし、取引のなくなった会社などは後述するアーカイブ機能で退避できるので、柔軟な運用が可能だ。

　取引先の会社名や担当者の情報を登録し、書類を郵送する場合は住所も登録する。基本的に左側の「書類」メニューにある＋ボタンをクリックすることで、それぞれの書類の新規作成が可能だ。取引先を登録したら、とりあえず見積書を作成してみよう。

「取引先」の横にある＋をクリックして、取引先を作成する

会社名や部門などを入力する

「見積書」の横にある＋をクリックする

登録した会社が表示されるので選択する

詳細を入力する

「PDFをプレビュー」をクリックする

プレビューがポップアップし、イメージを確認できる

「保存」をクリックすれば、見積書が完成

　筆者のようなライターの場合、1つの会社の中で複数の担当者へ書類を送ることがある。そんな時は「連絡先を追加」から登録できる。会社を選ぶと、連絡先のプルダウンメニューから担当者を選択できる。最大10社の縛りがあるが、担当者が何人いても1社のカウントなのでありがたい。

担当者を追加するなら会社の「連絡先」から「連絡先を追加」をクリック

肩書や名前などを入力して「連絡先を保存」をクリック

取引先を選択した後、「連絡先」のプルダウンメニューから選択できる

　個人プランだと10社が上限となる。しかし、「アーカイブ」機能を使うことで、やりくりすることもできる。たとえば、しばらく取引のない会社をアーカイブすると、その分新たに取引先を登録できるようになるのだ。必要になるたびに、アーカイブしたり、アーカイブから戻したりすれば、理論上は何社でも利用できることになる。ただし、アーカイブしている取引先は、売掛金管理や予想売上高、売上報告といったレポートに反映されないので注意が必要だ。

　もし10社以上の取引先を利用するなら、法人プランにするといいだろう。基本料金が800円になり11社以上の取引先ごとに数十円／月がかかるが安いものだ。

11社以上個人プランで登録しようとするとアップグレードを進められる

取引先を選択して「取引先をアーカイブ」をクリックする

指定した取引先がアーカイブされ、新たに取引先を追加できる

11件目が登録できた。取引先件数に余裕があれば「アーカイブされた取引先」から取引先を戻すこともできる