仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第133回は、建築業界で時間外労働の上限規制に対応するために、LINE WORKSで上手に対応するヒントについて紹介する。
2024年4月1日、新たに時間外労働の上限規制が適用された。2019年に施行された改正労働基準法で定められたもので、建築業では適用までに5年間の猶予があったが、その猶予期間が終わったのだ。残業時間が原則として月45時間、年360時間以内になるなど、制限が厳しくなり、超過すると企業が罰則を受けることになる。そのため建築業界では、残業時間の削減が急務となっている。
業務量を落とさずに残業時間を減らすためには、業務を効率化するしかない。これまでも建築・工事業の担当者は色々な悩みを抱えてきた。今回は、建築・工事業でよくある6つの悩みをLINE WORKSで解消し、業務効率をアップさせるヒントをまとめて紹介しよう。
気軽に使っている電話は意外とお互いの時間をロスしている
電話は簡単なコミュニケーションツールだが、想像以上に時間を無駄にしてしまっていることも多い。電話を受ける方はそれまでの仕事の手を止めて対応する必要があるし、電話で繋がってしまうことで、最優先事項以外の話題に飛んでしまったり、言った言わないのトラブルになることもあるだろう。
LINE WORKSであれば、手の空いた時にトークルーム確認し、必要に応じて対応できるのでお互いに時間を効率的に利用できる。送信する方も、どういう状況かを口頭で説明するより、写真をトークで共有しておけば手間もかからない。伝達ミスが減り、作業の手戻りも減ることだろう。
現場単位でグループトークルームを作成しておけば、手軽で確実に情報共有できるようになる。既読者/未読者も確認できるので、必ず伝えたい内容は未読者にだけ催促すればいい。
写真やファイルを添付することで効率的にコミュニケーションできる
日報や写真、図面などの更新管理に手間がかかっている
日報や図面はまとめて管理しておきたいところ。メールやチャットで共有するのもいいが、時間が経つと流れてしまって見失いやすい。そんな時は、LINE WORKSを活用しよう。日報ならノート機能、ファイルであればフォルダ機能で管理すればいい。
ノート機能はトークルームのメンバーが投稿・閲覧できる情報共有スペースだ。チャットとは異なり、情報をストックしていつでも確認できるのが特徴。日報を整理するだけでなく、ディスカッションしたり、マニュアルの共有ができる。
フォルダ機能では業務で使う関連資料をアップロードし、保管しておける。フォルダを作成してファイルを分類することも可能だ。トークやタスクといった他の機能にリンクやファイル本体を送信することもできる。
現場の業務に必要なファイルを「フォルダ」にまとめておける
協力会社全員に一斉連絡するのに手間がかかっている
現場や協力会社の全員に一斉連絡する手段がなく、個別にメールやメッセージを送っていると手間がかかって仕方がない。一見してこうした少しの手間が時間外労働に拍車をかけていることがあるのだ。LINE WORKSは社内のコミュニケーション以外に、社外ともつながることができる。LINE WORKSを利用して他の会社とつながり、関係者だけを招待し、トークルームでクローズドにコミュニケーションできる。LINE WORKSのメリットを会社の枠を超えて共有できるのはとても便利で、お互いに大幅な業務効率の改善が可能になる。
また、LINE WORKSは個人LINEとつながる唯一のビジネスチャットサービスだ。どうしても個人LINEで連絡しなければならない協力会社とも、LINE WORKSでつながれるので手間が省ける。
外部のLINE WORKSや個人LINEのメンバーと写真やテキストメッセージでコミュニケーションすることもできる
安全対策や重要事項が周知されているのかわからない
共有したはずの情報が現場の人たちに周知されているのかわからないと不安という声は多い。LINE WORKSの掲示板機能を使えば、投稿すると一斉配信される。スマホにもプッシュ通知されるので見てもらいやすい。それでも未読の人にはワンクリックで再通知の送信ができる。既読者には送られないので、周知済みの人の手を煩わせることもない。
マニュアルなどのファイルを添付することもでき、現場のペーパーレス化にも役立つ。印刷や保管の手間を省けるので、コスト削減と同時に業務効率も大きく改善するだろう。
掲示板で全員に周知できる。右上の「既読」ボタンから未読者に再通知できる
部下の業務が見えずに管理が行き届いていない
自分だけでなくチームや部下、現場の予定を把握しておかないと、管理するのは難しい。そんな時に便利なのがLINE WORKSのカレンダー機能だ。リアルタイムにメンバーの最新スケジュールを確認できる。
共有設備の空き情報を管理する機能もあり、重機や車両を登録し、予約管理機能として活用することも可能だ。
カレンダーでチームのスケジュールをまとめて確認できる。
緊急時の安否確認プロセスが確立できていない
全国各地で災害が起きている昨今、BCP（事業継続計画）の策定は急務となっている。災害時にまず必要になるのが、社員の安否確認だ。LINE WORKSなら他のツールを導入することなく、手軽に安否確認システムを構築できる。
少人数の組織であれば、トークルームで呼びかければいい。人数が多い場合はアンケート機能を活用しよう。状況や体調、出勤の可否などを質問するアンケートを作成して、一斉配信できる。回答は自動集計され、表で確認したり、CSVファイルでダウンロードすることもできる。
あらかじめ安否確認のアンケートを作成しておく
以上が、時間外労働の上限規制に対応するためにLINE WORKSで建築業界の業務効率をアップするヒントだ。LINE WORKSを活用すれば、低コストで驚くほど大きな業務効率改善を実現でき、時短やコスト削減にもなるのでぜひチャレンジすることをオススメする。
また、建設・工事業の現場や事務所での課題解決につながるLINE WORKSの活用方法を機能別に紹介する資料「建設・工事業向けのLINE WORKS活用法」も用意されているので参考にしてほしい。
オンラインセミナー開催のご案内
開催日時：2024年4月24日（水）14:00～14:30
視聴方法：Zoom（PCでもスマートフォンでも視聴可）
※お申込いただいた方へ視聴のURLを事前にお送りします。
参加費：無料
主催：LINE WORKS株式会社
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