仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第110回は、LINE WORKSのホワイトボード機能の活用法について紹介する。
リモートとリアルが混在したハイブリッド会議で使いたいホワイトボード機能
コロナ禍で在宅勤務をしていた人たちが、出社するようになってきた。とはいえ、在宅勤務を継続している人もおり、会議はリモートとリアルのハイブリット状態になっている。オンライン会議はここ数年で急速に普及したので、接続すること自体に手間取ることはないだろう。しかし、ハイブリットのオンライン会議では、ホワイトボードの使い方が課題になってきている。
オフィス側にいる人たちは、つい会議室に置いてあるホワイトボードを自然と使ってしまうのだが、リモートの人たちには見えにくい。リモート側に見せるために、ノートPCのカメラを向けたとしても、まともに映らないことが多い。ホワイトボードまでの距離が遠くて文字が小さすぎたり、明るすぎたり暗すぎたりと、読めないことが多いのだ。しかし、相手が上司や取引先だったりすると、関係性によっては見えないと言いにくいこともあるだろう。
そこで活用したいのが、LINE WORKSのホワイトボード機能だ。PCの画面に描画し、表示できるので、オフィス側でもリモート側でも同じ見え方になるのだ。
使い方は簡単。トークルームの電話／ビデオアイコンをクリックして、通話を開始したら、「画面共有」メニューから「ホワイトボード」をクリックすればいい。LINE WORKSのPCアプリだけでなく、iOSアプリからも「ホワイトボード」を開始できる。ウェブ版やAndroidアプリは開始できないが、ホワイトボードに参加することはできる。
ホワイトボードの詳しい使い方は「第91回 LINE WORKSの音声＆ビデオ通話でホワイトボードが使えるようになった！」を参照して欲しい。
トークルームでビデオアイコンをクリック
通話が始まったら、画面共有をクリックしてホワイトボードを起動する
ホワイトボードが起動した
ホワイトボード機能を有効活用するには
リアルなホワイトボードを使う場合、見ている側は何をしているだろうか。必死にホワイトボードの内容を書き写したり、キーボードを叩いて記録したりするのは、無駄な作業だし、議論に集中できないので大きなデメリットとなる。スマホのカメラで撮影しても撮りっぱなしのままで、その後の利活用が進まないことも多いだろう。
LINE WORKSのホワイトボード機能なら、ホワイトボードそのものをPNG形式の画像として保存できる。議事録にも使えるので、ダウンロードし、そのままLINE WORKSのトークルームに送信してしまおう。そうすれば、すぐに全員で情報を共有できる。
会議を終了する前に「保存」アイコンをクリックして保存する
画像として、ホワイトボードの内容を保存できた
トークだと流れてしまうので、ストックしておきたい議事録などは、グループトークルームの「フォルダ」に保存するといい。フォルダ名を「20230510_●●会議」などと付け、共有資料などと共にホワイトボードの画像をアップロードする。
フォルダは階層分けすることもできるので、「定例会議」というフォルダを作り、その下に「20230510」「20230517」のようにフォルダを追加していくと、わかりやすい。ただし、あまり階層を深くすると、アクセスするのが面倒になるので要注意。
「フォルダ」の「新規作成」メニューから「新規フォルダ作成」をクリックしてフォルダを追加できる
ホワイトボードの画像をアップロードする
議事録を取りながら会議を進めるなら、グループトークルームの「ノート」を活用しよう。「20230510_●●会議」のような件名を付けて、ノートに会議の内容を書き込んでいけばいい。最後に、「投稿」をクリックすれば議事録の完成だ。
ファイルの添付も可能なので、ホワイトボードの画像をアップロードすれば、会議の情報をまとめて管理できる。
「ノート」に議事録を作成する
ファイルを添付できるので、ホワイトボードの画像をアップロードしておく
ビデオ会議もホワイトボードもグループウェアも、それぞれ様々な製品があるが、LINE WORKSなら1つのアプリですべて完結できる。ツールを行ったり来たりしなくてもいいので、情報が散逸せず、何より情報の共有に手間がかからない。ハイブリッド会議の業務効率もアップさせていこう。
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