グループメール管理・対応ツール「Zoho TeamInbox」
ゾーホージャパンは3月26日、グループメール管理・対応ツール「Zoho TeamInbox」を発表した。本サービスを利用することで、チームのメンバーは、受信したグループメールの対応者を決めたり、対応の進捗を確認したりできるほか、必要に応じてメンバー間のチャットで社内調整できる。
本サービスの特長である「共有受信トレイ」は、共同で作業するメンバーがグループメールをコラボレーション用スペースで一元管理する際に使用する。管理者がZoho TeamInboxに共有受信トレイを作成して、ユーザーによるアクセスを許可することで、本ツールを使用できる。
受信トレイに追加されたチームのメンバーは、アプリ内の全てのメールのやり取りを一元的に確認できることに加え、それぞれのメールに対してメンバー間でグループチャットができる。スレッドを特定のタグやキーワードに基づいて担当者に割り当てることも可能。
適切な担当者にスレッドを割り当て、対応が完了した内容は即時にアーカイブする。そして、優先度の低いスレッドはスヌーズ扱いとして対応を保留することで、共有受信トレイを常に整理された状態で保てるとする。このほか本サービスを利用することで、以下の点で業務の効率化が期待できる。
・重複業務の回避：すべてのスレッドに担当者が割り当てられ、誰が何をしているかを各チームメンバーが明確に確認できるため、チーム内で同じタスクに複数人が対応してしまうことを回避する。
・会話を一元化：スレッドへの対応を本サービスに集約することで、複数のアプリケーションを切り替えることなく、効率的に管理する。
・繰り返し発生するタスクの自動化ルール設定：メッセージの分類方法を決定し、正確な業務配分のためのプロセスの自動化ルールを設定できる。
本サービスは、ゾーホーのオペレーティングシステム「Zoho One」のプランに含まれており、iOS版、Android版アプリでも利用できる。なお、本機能はゾーホーのメールホスティングサービス「Zoho Mail」の利用を前提としている。
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