グループメール管理・対応ツール「Zoho TeamInbox」
ゾーホージャパンは3月26日、グループメール管理・対応ツール「Zoho TeamInbox」を発表した。本サービスを利用することで、チームのメンバーは、受信したグループメールの対応者を決めたり、対応の進捗を確認したりできるほか、必要に応じてメンバー間のチャットで社内調整できる。
本サービスの特長である「共有受信トレイ」は、共同で作業するメンバーがグループメールをコラボレーション用スペースで一元管理する際に使用する。管理者がZoho TeamInboxに共有受信トレイを作成して、ユーザーによるアクセスを許可することで、本ツールを使用できる。
受信トレイに追加されたチームのメンバーは、アプリ内の全てのメールのやり取りを一元的に確認できることに加え、それぞれのメールに対してメンバー間でグループチャットができる。スレッドを特定のタグやキーワードに基づいて担当者に割り当てることも可能。
適切な担当者にスレッドを割り当て、対応が完了した内容は即時にアーカイブする。そして、優先度の低いスレッドはスヌーズ扱いとして対応を保留することで、共有受信トレイを常に整理された状態で保てるとする。このほか本サービスを利用することで、以下の点で業務の効率化が期待できる。
・重複業務の回避：すべてのスレッドに担当者が割り当てられ、誰が何をしているかを各チームメンバーが明確に確認できるため、チーム内で同じタスクに複数人が対応してしまうことを回避する。
・会話を一元化：スレッドへの対応を本サービスに集約することで、複数のアプリケーションを切り替えることなく、効率的に管理する。
・繰り返し発生するタスクの自動化ルール設定：メッセージの分類方法を決定し、正確な業務配分のためのプロセスの自動化ルールを設定できる。
本サービスは、ゾーホーのオペレーティングシステム「Zoho One」のプランに含まれており、iOS版、Android版アプリでも利用できる。なお、本機能はゾーホーのメールホスティングサービス「Zoho Mail」の利用を前提としている。
週刊アスキーの最新情報を購読しよう
本記事はアフィリエイトプログラムによる収益を得ている場合があります