ムダばかりの「ブラック会議」を強くする、ほんのちょっとの視点

第9回

働きやすさには、雰囲気の演出も重要

ICTだけなく、機能的で感じのよい空間が会議を盛り上げる！

　まず、タイムリーにミーティングしやすい環境を考えてみましょう。ミーティングや会議を行うために、空き会議室を探したり、フロアを移動したりすると、ムダな時間が発生してしまいます。また、その場で話をして解決したい課題もタイミングを外してしまいます。

　執務席のすぐ近くでミーティングができる環境を作りましょう。スペースがあればミーティングコーナーを作れば良いのですが、なかなかそのような余裕がないかもしれません。その場合は、執務デスクやテーブルの端にディスプレイを取り付ければ、その場がミーティング場所になります。デスクのオプションで天板の端部に設置するディスプレイ用のスタンドや、テーブルの天板に大型モニターも取り付け可能なディスプレイクランプなどもあります。ワイヤレス投影システムと組み合わせて利用すると、自席に座ったまま、自身のパソコンの画面をデスク端部に設置した大型モニターに映せますので、さっと情報共有ミーティグができます。

テーブルエンドにディスプレイと取り付けてその場でミーティング

大型ディスプレイも取り付け可能なディスプレイクランプ

ワンクリックでパソコン画面をワイヤレス投影できる「ClickShare」

　少しスペースが取れるようであれば、キャスター付の家具が重宝します。小型のミーティングテーブルやチェア、ディスプレイスタンドなど、キャスターがついていれば必要な時に簡単に移動してミーティング環境を作れます。

1人用の小型折りたたみテーブル・チェアは場所を問わずにすぐ使える。

キャスター付小型ディスプレイスタンドやホワイトボード。

　打ち合わせの時間を短縮するために、最近ではあらためて「立ち会議」が注目されています。会議室に入って座ってしまうと最低1時間ということがよくありますが、立ち会議だとお互い疲れますので早く終わらそうという意識が働きます。15分程度で必要な情報のやり取りを行うショートミーティングの習慣をつけやすくなります。最新の家具では電動昇降型で天板の高さを変えられるテーブルもありますので、用途やシチュエーションに応じて立ち会議を選択できる家具もあります。

立ち会議だとミーティング時間も短縮。

電動昇降デスク「OPERNA（オペルナ）」