Gmailをメインの登録先や連絡手段として使っているユーザーは多いかと思いますが、ちょっと設定を加えるだけでさらに便利になります。ライターの島徹さんが日常生活でも役立つGmailのTipsをご紹介。
自動化サービスを使うと
メールの自動対応や位置・天候連動などが可能に
前回の連載では「myThings」「Microsoft Flow」「IFTTT」という3つの自動化サービスについて紹介しました。今回は、自動化サービスを使うとGmailをどのように利用できるのかを詳しく見ていきましょう。
特定のメールが届いた時に自動対応させる
いちばん使い道が多いのは、Gmailの送信元や特定のキーワード、ラベルと条件が合致したときをトリガーに、決まった動作をさせる方法です。Gmailにもラベルとフィルタでメールを分類できますが、自動化ツールを使うと分類語に決まった動作を実行できます。
以下のようにいくつかのシチュエーションが考えられます。なお、上の3つまではmyThingsで対応できますが、下3つの本文のファイル保存や自動投稿は細かい設定が可能なFlowやIFTTTを使ったほうが設定しやすいです。
【活用法の一例】
・特定の相手からのメールに自動返信する
・特定のメールが来たときのみスマホに通知する
・特定のメールが来たらIoT機器で通知する
・イベントの当落メールをLINEグループに通知する
・特定の相手からの報告メールをSlackへ自動投稿する
・添付ファイルをクラウドストレージに自動保存する
最近ではプライベートやビジネスでも、身内のやりとりはLINEやSlackなどのメッセージツールがメイン。自動化ツールを使えば、Gmailに来た情報を自動でメッセージツールに流せる
天候やスマホの位置情報、機器操作をGmailで通知する
外部の動きをトリガーとして、Gmailにアクションさせるのもいいでしょう。特定の場所や天気、IoT機器の動作や注目しているサービスの新着情報をGmailで通知できます。
【活用法の一例】
・大雨警報などが出たら自動で定型メールを送信する
・会社や駅など特定の場所に入ると定型メールを送信する
・IoT機器が動作すると定型メールを送信する
・スマートスピーカーに特定の言葉を話すと定型メールを送信
・スポーツ系サービスを数日使ってない時にメール通知する
・ブログや動画投稿の新着情報をGmailで通知する
myThingsは地震や天気情報をトリガーにできるのが便利。天候に左右されるイベントの直前に設定しておくと良いだろう
IFTTTはスマートスピーカーに対応。まだ双方向で細かい情報のやりとりは設定できない。だが、話しかけたキーワードに反応して決まったGmailを送信するなど、かんたんな動作を設定できる
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