請求書の請求金額と違う額を取引先に入金してしまった……人が行う作業であるからには、このようなトラブルが発生しないとは限りません。金額が多い少ないにかかわらず、間違った金額を振り込んだとき、どのような対処をすべきなのか？ スマートな対応方法を解説します。
まずは相手先の担当者に謝罪と確認を
クレーム対応と同じで、誤りが発生した場合、特に請求金額というお金に絡むミスの場合は早急な対応が肝要です。謝罪は、まず相手方の担当者へ電話でお詫びして、誤った請求金額について念のため双方で確認をします。その際には携帯メールなどで簡単に済ませないようにしましょう。
その後に、請求金額の差異について謝罪文を送ると共に、今後の手続きについて案内文を添えます。
請求金額より多く入金してしまった場合は、返金のお願いになります。振込手数料は当方負担であることの明示と、金額が大きい場合で定期的に取引がある相手先であれば菓子折りなどを持参してもいいでしょう。誤った金額が小さな場合で、毎月取引があるようであれば、次回の請求金額と相殺してもらえばいいでしょう。請求金額の書類には後で見てわかるように、説明がつくように詳細の記載をしておきましょう。
逆に入金した金額が請求金額に足りなかった場合は、気が付いた時点ですぐに不足額を振込みます。今度は間違いがないように、きちんと確認しましょう。
金額の不足に気づいたら、まずは先方へ連絡をとります。この時「足りない分は次回に合算でいいですか？」などと聞かないようにしてください。ミスをした上に、先方の都合も聞かないで処理をしようとしていることになりますので、失礼にあたります。ただし、相手方から「次回の請求金額に合算でいい」と言われたら、丁寧にお詫びの上、従います。
差額分を新たに請求してもらうべきか？
請求金額の差額分について、新たに請求書を発行してもらう必要はありません。当初の請求書の原本をコピーして、請求金額との差異についての説明と返金または追加振込で済みます。
もう一度請求書を発行してしまうと、新たな取引と解釈してしまいます。内容がまったく一緒の取引が2つあってもおかしくはないため、処理する側もわかりにくく厄介です。結果、ことなる2つの取引として扱われるという事象が発生しないようにしましょう。
今後ミスを防ぐためには
今後このような請求金額の振込ミスを防ぐために、請求書を見ながら振込するようなことがないようにしたいものです。様式が異なる用紙を見ながらの振込は、かなりの集中力が必要です。請求金額の書いてある場所が1枚1枚異なる様式では、ミスも発生しやすいといえます。
振込するものは、あらかじめ請求金額の一覧表を作成し、一覧表をみながら金額を入れていきます。ネットバンクで自分の机のパソコンから手続きができるなら、1行1行チェックしながら、更に、振込を承認する人と二重のチェックができるようにします。
窓口やATM振込の場合でも、請求金額の一覧表は役に立ちます。請求書をめくる必要がないので、手間が省けます。
さらに、銀行の窓口での振り込みならば、銀行の職員に請求書を渡して振込みするという手段もあります。窓口でお願いすると、振込料が高くなりますが頻繁に振込の誤りをするようであれば一考の価値があるでしょう。
まとめ
請求金額の誤りが判明したら、迅速に対応することが一番重要です。すぐに相手方に電話をいれて、謝罪をして今後の対応について確認しましょう。また、誤りがあった相手方への振込は、今後は充分注意して対応しましょう。また、経理業務をシステム化することのできる「請求管理ロボ」のようなサービスで人的ミスを防ぐのも手かもしれませんね。
※本記事は「ROBOTPAYMENT公式ブログ」に掲載されたものを転載しております。
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