請求書を電子化して取り扱う場合には、請求書発行システムを利用することをオススメします。
請求書発行システムを利用すれば、請求書の発行にかかるコストを大幅に削減することも可能なのです。
今回は請求書発行システムの概要と、利用することによるコスト削減効果についてお話しします。
請求書発行システムとは？
請求書発行システムとは、請求書の作成から発行までの作業をシステム上で行う、請求書の発行業務を効率化するために開発されたシステムのことです。
この請求書発行システムで作成・発行された請求書データは、顧客ごとのマイページでいつでも確認をすることができます。
なお、ある経理向けポータルサイトが経理担当者を対象に行った調査によると、請求書発行システムは「業務改善のために企業が採用しているシステムランキング」の2位に選ばれたそうです。
請求書発行システムのコスト削減効果
では請求書発行システムを利用することにより、どれくらいコストを削減することが出来るのでしょうか。
それを知るためにも、まずは紙媒体で請求書を発行した場合と請求書発行システムを利用して請求書を発行した場合にかかるコストを比較してみましょう。
以下は紙の請求書を発行する場合にかかるコストの種類となっています。
・人件費
・郵送費
・切手代
・封筒代
・紙代
・印刷代（インク代）
紙の請求書を発行する場合にはこれらのコストを負担しなければならないのですが、それに対して請求書発行システムを利用した場合にかかるコストは「人件費」と「システム利用料」の2つのみとなっています。
加えて請求書の発行における人件費についても、紙の請求書からWEB請求書に変えることで3分の1近くまで抑えることが可能です。
発行する請求書の数が多い大企業ほど、請求書発行システムを利用することによるコスト削減効果は大きくなることでしょう。
経理担当者の作業量も減らせる
請求書発行システムを利用すれば、経理担当者の作業量を減らすこともできます。
紙の請求書を作成・発行する場合、経理担当者は以下の手順で作業を進める必要がありました。
請求金額の確定 ⇒ 請求データの作成 ⇒ 請求書の作成 ⇒ 印刷 ⇒ 押印 ⇒ 封入 ⇒ 送付
それに対し請求書発行システムを利用すると、作業工程は以下のように変わります。
請求金額の確定 ⇒ 請求データ作成 ⇒ データの取り込み ⇒ 発行
このように請求書発行システムを利用して作業の一部を自動化することで、請求書の発行における作業量を大幅に減らすことが出来るのです。
日々、請求書の作成業務に追われているという経理担当者の方は、ぜひこの機会に請求書発行システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
※本記事は「ROBOTPAYMENT公式ブログ」に掲載されたものを転載しております。
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