これまでは請求書のやりとりといえば、封書や手渡しが一般的でした。しかし、インターネットの普及によって、請求書をメールで添付して送る企業が増えています。メールで請求書を送る場合のポイントについて確認をしましょう。
メールで送る？封書で送る？昨今の請求書事情
請求書をメールに添付して送ることを許容する企業が増えていますが、いまだに封書で送ることが必要な企業も多いものです。請求書はメールのデータ文書と紙の文書と、有効性が違うのでしょうか。
基本的には、双方が請求書として認識して資金の受け渡しが行われれば、ビジネス上も税務調査上も問題はありません。契約は口頭でも法律的には成立しますが、第三者が確認できるためには事実発生があった時に、文書を作成しておくことで信頼性が保たれます。「紙の請求書がない！」という問題は、届いているメールや添付されたデータ文書をプリントすれば解決するのです。メールに添付された請求書データだと印鑑がない、という指摘も、紙で出力した請求書に印鑑を押印し、スキャンして送付をすれば解決してしまうのです。
「請求書を紛失してしまうかも」「請求書の内容を改ざんされるかも」といった不安も、請求書をPDF化したりセキュリティをかけたりしておけば、紙文書に比べて多くの場合リスクを軽減できるといえます。
メールで請求書を送る場合の文例
では、メールで請求書を送る場合に気をつけておくべきことはあるのでしょうか。メールの文例として「添付しました」「ファイル名：○○」のように、請求書をメールに添付していることがわかるように記載しておく方がベターです。
また、請求内容や支払日、請求番号、支払期限をメール文書内に明記しておくと、相手がファイルを開けなかったとしても、「請求書を見られなかったから、請求の処理をしない」というトラブルの回避ができるだけでなく、後でメールボックスの中で“請求書”の検索がかけられ、自分の確認だけでなく相手方の事務処理にも役立ちます。
請求書を添付する場合のチェックポイント
メールで請求書を送る場合、作ったExcelでそのまま送るのではなくPDF形式にして添付して送りましょう。情報セキュリティの面からも、パスワードをかけて送付することが多い傾向にあります。パスワードは添付するメールと一緒に記述するのではなく、別にパスワードだけ後から送るとよいでしょう。
そして、請求書をメールで送付した後は、相手に届いているかどうか、添付したデータ内容を閲覧できたかどうか、先方へ確認の電話を一本入れておくと「貰った・貰っていない」のトラブルを回避できます。
まとめ
請求書をメールで送ることは、郵送する事務作業と、切手代や封書などの費用が軽減されるなどといったメリットが多くあります。また、紙文書ではないので印紙税も発生しませんので併せて印紙税の節税にもなります。弊社が開発した請求書管理クラウド「経理のミカタ」なら、メールでの郵送はもちろん、従来のような郵送も自動化することでさらにコストカットができるので、ぜひご覧ください。
メールで請求書を送る際のポイントと、そのあとの顧客ケアを確認してコストカットと業務効率化を手に入れましょう。
※本記事は「ROBOTPAYMENT公式ブログ」に掲載されたものを転載しております。
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