2019年11月29日10時00分

LINE WORKSのグループでノートや予定、フォルダを活用する

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 仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」(ワークスモバイルジャパン)の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第6回はLINE WORKSのグループの使い方を見ていこう。

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グループ機能を知れば、流れるトークの不便さも解消できる

 自分のワークスグループに複数ユーザーを招待してトークルームを作成すれば、みんなでコミュニケーションができる。しかし、仕事をする上では、トークだけでなく、カレンダーを共有したり、ファイルや画像を共有フォルダで管理できたりすると便利だ。そんな時は、「グループ」を作成しよう。

 単なる複数人のトークルームの状態ではなく「グループ」にすることで、メッセージのやりとりはもちろん、「ノート」や「予定」「フォルダ」といった機能も利用できるようになる。LINEでも3人以上でアルバムを作るにはグループ化する必要があるのと同じだ。どれも、社内で情報を共有し、ビジネスを円滑に進めるために便利な機能だ。なお、管理者が予め管理者画面で組織図を作成した場合は、組織ごとのトークグループは自動的に生成される。

 「ノート」は、掲示板形式でトピックを立てて投稿できる機能。トークでは会話が流れてしまうが、共有し続けたい情報やアップデートされていく情報などを記録しておくのに役立つ。例えば、会議の議事録を残しておいたり、シフトを調整するのに利用できる。日報やイベントの出欠リストなど、活用シーンはアイディア次第だ。

 「予定」では、メンバー間でスケジュールを共有できる。そもそもLINE WORKSでは個人の予定を共有したり、他の人を予定に招待することができるが、「グループカレンダー」は、それとは別にトークグループ用のカレンダーとなる。例えばアルバイトメンバーのグループでシフトを作成したり、プロジェクトの進行表のように使うことができる。

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トークルームを右にスワイプすると、メモを残せる「ノート」画面に切り替わる
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メンバーとカレンダーでスケジュールを共有できる「予定」機能

  「フォルダ」はメンバー間でファイルを共有できる。PCからでもスマホからでもアップロードでき、クラウドに保存するので、いつでもどこからでもアクセスできるのが便利だ。

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ファイルを共有できる「フォルダ」

 メンバーはファイルをダウンロードしたりトークルームで共有できる。さらに、設定から「リンク共有」を有効にすれば、ダウンロード用リンクを共有することもできる。外出先で誰かにファイルを送りたい場合、ファイルサイズが大きいと通信環境やメールボックスのサイズなどが気になるところだが、ダウンロード用のURLだけなら気軽に送れるのがうれしいところ。なお、有料プランだと、このリンク共有機能を無効にすることも可能。セキュリティを気にする企業でも安心して利用できるのだ。

 ストレージ容量はフリープランの場合は合計5GBまでとなる。有料プランを契約するとこの容量は格段に増える。例えば、ライトプランなら100GB、ベーシックプランなら1TB、プレミアムプランなら10TBとなる。さらには、1ユーザー増えるごとに1GBの容量も追加される。動画などをアップロードしていると、5GBはあっという間に埋まってしまうので、そうなったらアップグレードを検討することをお勧めする。

2つのグループの作り方

 グループの作成方法は2つある。まずは、アドレス帳から新規に作る方法。アドレス帳のメニューから「グループ」を開き、「+」をタップしてグループを作成する。

 グループ名や管理者にあたるグループマスター、メンバーを設定し、利用したい機能のスイッチをオンにする。グループを公開すると、アドレス帳のグループ一覧やグループ検索、サジェストに表示される。もし、クローズドなグループにしたいなら、「グループを公開」のスイッチをオフにしておこう。

 右上の「保存」をタップすれば、グループが作成される。各種機能はオフにすることもできるが、「トーク」だけは無効にすることができない。ベーシックプランやプレミアムプランだと、グループを作成するとそのグループ専用のメーリングリストも作成される。メーリングリストでは、組織やグループのメンバー全員が受信できるメールアドレスを利用できる。

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その他メニューから「アドレス帳」をタップする
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左上のメニューをタップする
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「グループ」をタップする
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グループの一覧が開くので、「+」をタップし、「グループ作成」をタップする
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必要な機能をオンにして「保存」をタップ
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メンバーを追加して「OK」をタップする
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グループが作成できた!
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グループのメニューを開くと、「ノート」「予定」「フォルダ」タブができているのがわかる

  もう一つの作成方法は、すでに複数ユーザーで利用しているトークルームをグループに切り替える方法だ。最初は気軽なコミュニケーションだったのに、プロジェクトが本格始動して、ノートやフォルダが必要になったときに利用できる。

 トークルームのメニューを開き、「グループ作成」をタップすればいい。グループの作成画面は、アドレス帳から作成する時と同じだ。

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右上の矢印アイコンをタップしてトークルームのメニューを開く
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「グループ作成」をタップする
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トークルーム名とメンバーを引き継いだ状態で、グループの作成画面が開く。あとの手順は上記の通りだ

 今回はLINE WORKSでグループウェアのような機能を実現するグループについて見てきた。次回はノート機能について紹介する。

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